تا آنجایی که می‌دانید می‌توانید به ایمیل‌های خود پاسخ بدهید و هنوز روی آن گزارش هم کار کنید، یا به دوست خود پیام‌دهید هنگامی که برای یک امتحان مطالعه‌می‌کنید، مطالعات اما چیز دیگری می‌گویند. مغز شما برای انجام‌دادن چند کار به طور همزمان (multitasking) سیم‌کشی نشده است! به جای زمان‌هایی که فکر‌می‌کنید از انجام‌دادن همزمان کارها می‌توانید ذخیره‌کنید، که اصلا هم زمانی ذخیره نمی‌کنید، سعی کنید کارها را دسته بندی کنید. اینجا می‌گوییم که چه طور این کار را انجام‌دهید.
افسانه‌ی انجام‌دادن همزمان کارها
چیزی که در مورد انجام همزمان کارها وجود دارد این است که شما در واقع هرگز دو کار را به طور همزمان انجام نمی‌دهید؛ شما فقط از یک کار به دیگری می‌پَرید و دوباره به آن یکی برمی‌گردید. آن پرش زمان بسیار بیشتر از چیزی که تشخیص می‌دهید را از شما میگیرد. در مطالعه ای در سال ۲۰۰۷، مردمی که توسط یک ایمیل یا یک پیام توسط کار با کامپیوتر در کارشان وقفه می‌افتاد، ۲۰ تا ۲۵ دقیقه از زمانی که کار را ادامه‌می‌دادند عقب می‌افتادند، با وجود اینکه خود وقفه ۱۰ دقیقه بیشتر طول نمی‌کشید. برای یک سوم آن ها بیش از ۲ ساعت طول می‌کشید تا به کار اصلی‌شان برگردند!
شما می‌توانید زمان را ذخیره کنید، دقیقا با رفتاری خلاف همزمان انجام‌دادن کارها: بین کارهایتان تا می‌توانید کمتر پَرش کنید. این اساس دسته‌بندی است. ایده این است که کارهای خود را براساس گروه‌شان تقسیم‌کنید- چیزهایی مانند ایمیل‌ها، نوشته‌ها، و ایده‌ها- سپس همه‌ی کارهای یک گروه را در یک تکه از زمان انجام دهید. این تکه‌ها می‌توانند یک بخش ۴ ساعته در دوشنبه‌ها باشند، یا جلسه‌ای نیم ساعته هر‌روز صبح و بعد‌از‌ظهر؛ هر طور که کارها بهتر در آن جا می‌شوند. آنها را در تقویم خود علامت بزنید و مانند یک قرار ملاقات با آنها برخورد کنید.
چگونه کارهای خود را دسته‌بندی‌کنیم
برای مثال، تیم فِریس (Tim Ferriss)، نویسنده‌ی کتاب چهارساعت کار‌هفتگی، پیشنهاد می‌کند که ایمیل خود را فقط روزی دو بار بررسی‌کنیم و جواب‌دهیم. (برای این کار، باید دیگران را آگاه کنید. به همین دلیل است که او دو قالب مشخص انتشار کرده که می‌توانید از آنها هنگامی که خود قادر به پاسخ‌گویی نیستید، به عنوان پاسخ ایمیل‌هایتان به صورت خودکار استفاده کنید.)
اخطار ایمیل‌ها و پیام‌های خود را خاموش کنید که وسوسه نشوید، و اشتراک‌تان را از لیست تمام ایمیل‌های غیرضروری لغو کنید، درست هنگامی‌که در آنها هستید. می‌توانید کار مشابهی را با تماس‌های تلفنی خود انجام‌دهید، یا حتی کارهای عادی خانه، مانند آشپزی و گردگیری.
دسته‌بندی کارها هم‌چنین وقتی که باید بسیار مطالعه کنید، یاد بگیرید، یا ایده‌پردازی کنید، جواب می‌دهد. افراد بزرگ مثل بیل گیتس یا وارن بافت برای مثال یک ساعت مشخص را هر روز هفته برای یادگیری یا تمرین یک مهارت خاص اختصاص می‌دهند. و درحالی که ممکن است خودخواهانه به نظر برسد، ترتیب دادن ملاقاتی که فقط ذهن‌تان را رها کند به طرز شگفت‌آوری برای تفکر خلاقانه‌تان مهم است.
اینجا یک اخطار لازم است. وقتی که پای عمل کارهایی که خلاقیت لازم دارند به میان می‌آید- نوشتن، طراحی کردن، نجات دادن دنیا- دسته‌بندی‌کردن اشکال‌های خود را دارد. به این دلیل که ایده‌های خلاقانه یک منبع مشخص ندارند. در مطالعه‌ای در سال ۲۰۱۷، محققان در مدرسه‌ی کسب و کار کلمبیا دریافتند مردمی که به طور منظم بین کارها پرش می‌کنند، در یک آزمون تفکر خلاق، از مردمی که کل زمان‌شان را روی یک کار گذارنده‌اند بهتر عمل می‌کنند.
در نهایت، احتمالا بخشی از هر کدام بودن عاقلانه‌ترین تصمیم باشد. کارهایی که دقیقه‌های گران‌بهایتان صرف‌شان می‌شوند را دسته‌بندی کنید تا بتوانید ساعت‌هایی داشته‌باشید که به کارهای خلاقانه‌ی مورد‌علاقه‌‌تان اختصاص دهید.
