یک کار آن‌قدر کش می‌آید تا زمان اختصاص داده شده به آن، پر شود. اگر بدنبال افزایش بهره‌وری بوده باشید این اصل را با نام قانون پارکینسون خواهید شناخت. این اصطلاح جالب اولین بار در سال ۱۹۵۵ توسط Cyril Northcote Parkinson، نویسنده مشهور بریتانیایی، به کار رفت. وی این اصطلاح را در خط اول یک مقاله در The Economist استفاده کرده بود. این عبارت بعدها در کتابی درباره‌ی پارکینسون نیز استفاده شده بود؛ کتابی به نام قانون پارکینسون: در تعقیب پیشرفت.
پارکینسون اولین بار این عبارت را زمانی که در British Civil Service کار کرده و کاغذبازی‌های اداری را دیده بود استفاده کرد.
کاغذبازی (بوروکراسی) یکی از محصولات جانبی فرهنگ ماست و متاسفانه به این دلیل ایجاد شده که خیلی‌ها اعتقاد دارند سخت‌تر کار کردن بهتر از سریع‌تر و هوشمندتر کار کردن است.
قانون پارکینسون بدین گونه است که اگر شما برای انجام کاری دو ساعته، یک هفته زمان اختصاص دهید، کار موردنظر آن‌قدر پیچیده‌تر و ترسناک‌تر می‌شود تا کل هفته را پر کند. شاید زمان اضافی اختصاص داده شده اصلا صرف انجام خود کار نشود، اما استرس و تنشی که کار موردنظر ایجاد می‌کند این زمان را پر خواهد کرد.
وقتی به یک کار به اندازه‌ی کافی زمان اختصاص می‌دهیم (نه بیشتر)، زمان زیادتری برای انجام کارهای دیگر در اختیار داریم، همچنین سختی و پیچیدگی عمل موردنظر هم در حد نرمال باقی می‌ماند؛ بهره‌وری نیز تا حد زیادی افزایش می‌یابد.
در یکی از جوابیه‌هایی که در نقد قانون پارکینسون نوشته شده آمده بود که اگر این قانون درست باشد، وقتی فردی به کاری یک دقیقه زمان اختصاص بدهد، آن کار آن‌قدر راحت می‌شود که در همان یک دقیقه قابل انجام باشد. اما قانون پارکینسون، دقیقا همین است!
این قانون برای خیلی‌ها درست است چون مردم معمولا بیش از آنچه لازم است برای یک کار وقت می‌گذارند، این کار بهره‌وری را کاهش می‌دهد. اختصاص دادن زمان اضافی گاهی اوقات برای این است که می‌خواهند تایمی خالی هم همراه انجام کار موردنظرشان داشته باشند یا اینکه زمان جبرانی را هم حساب می‌کنند؛ اما اغلب دلیل این کار این است که خیلی‌ها درک درستی از زمانی که برای انجام یک کار لازم است ندارند.
هیچوقت نخواهید فهمید چقدر می‌توان یک کار را سریع انجام داد تا زمانی‌که این قانون را امتحان کنید. بیشتر کارمندانی که با قانون نانوشته‌ی “بیشتر کار کن، نه مفیدتر و هوشمندتر” مقابله می‌کنند می‌دانند که حتی با وجود برگشت سرمایه برای کمپانی یا شرکت، این مقابله با قدردانی روبرو نمی‌شود. دلیل این اتفاق این است که مردم معمولا باور دارند هرچه وقت بیشتری برای انجام کاری صرف شود، کیفیت آن نیز بیشتر خواهد بود. خوشبختانه افزایش مشاغل ارتباط از راه دور کم‌کم در حال عوض کردن این باور است.
بیایید چند راهکار را که از طریق آن‌ها می‌توانید قانون پارکینسون را در زندگیتان به کار بگیرید مرور کنیم. با این کار لیست کارهایی که باید انجام دهید را زودتر و سریع‌تر کامل کرده و زمان کم‌تری از روزتان را صرف “پرمشغله به نظر رسیدن” خواهید کرد.
فرقی نمی‌کند در خانه کار می‌کنید یا در یک اداره، چون قانون “بیشتر کار کن، نه هوشمندتر و مفیدتر” برای بسیاری از افراد حتی در خارج از اداره هم صدق می‌کند. این عبارت به نوعی به فرهنگ ما تبدیل شده که گاهی حتی بدون وجود کسی که کارمان را کنترل کند هم آن را دنبال می‌کنیم.
از ساعت جلو بزنید!
کارهایتان را لیست کنید و به هرکدام به اندازه‌ای که فکر کنید کافی است زمان اختصاص بدهید. سپس به خودتان نصف تایمی که اختصاص داده‌اید زمان بدهید تا کار را تمام کنید.
شما باید این محدودیت زمانی را واجب و ضروری بدانید. مثل یک ضرب‌العجل با آن رفتار کنید. بخش مهمی از تلاش‌های ما برای مقابله با “بیشتر کار کن، نه هوشمندتر و مفیدتر” به این نکته متکی هستند که شما باید محدودیت‌هایی که گذاشته‌اید را غیرقابل شکستن بدانید، مثل محدودیت‌هایی که قانون یا رییستان می‌گذارد.
از تمایل غریزی انسان برای رقابت، که نقش مهمی در مسابقات و بازی‌ها دارد، در انجام این کار بهره بگیرید. باید بدون پایین آوردن کیفیت کارتان از زمان جلو بزنید، مثل اینکه رقیبتان است. اگر محدودیت‌های خودتان را جدی نمی‌گیرید بهتر است با زمان مسابقه بدهید.
در ابتدا با انجام این کار خواهید فهمید چقدر از زمانتان در انجام کارها درست استفاده می‌کنید. برای برخی کارها ممکن است زمان اختصاص داده شده خیلی هم زیاد نباشد، برای برخی کارها هم برعکس. برخی کارها را ممکن است نتوانید در نصف زمان اختصاص داده شده انجام دهید پس با زمان‌های کمی بیشتر امتحان کنید.
وقتی نتوانستید کاری را در نصف زمان اختصاص داده شده انجام دهید، سریعا تایم اصلی اختصاص داده شده را صرف آن نکنید. مطمئنا یک تایم مناسب در این بین وجود خواهد داشت که از زمان اصلی کم‌تر باشد.
اگر با کامپیوتر کار می‌کنید، یک تایمر دیجیتال خیلی به شما کمک خواهد کرد. تایمر دیجیتال کمی در زمانتان صرفه‌جویی هم خواهد کرد چون می‌توانید در یک لحظه ببینید که چقدر زمان دارید. استفاده از ساعت معمولی ممکن است زمانتان را کم و زیاد کند.
با سوسک‌های دنیای بهره‌وری مقابله کنید!
کارهای کوچکی که در طول روز انجام داده و فکر می‌کنید زمان کمی در حد ۱۰ تا ۲۰ دقیقه می‌گیرند را شناسایی کنید. کارهایی مثل خواندن ایمیل یا چک کردن پیام‌ها مثل سوسک‌های دنیای بهره‌وری هستند که کار زیادی نمی‌کنند ولی باعث می‌شوند در عذاب باشید، عذابی که به این راحتی‌ها نمی‌توانید از دستش خلاص شوید.
هنگام صبح برای چک کردن ایمیل و پیام‌هایتان، به جای نیم ساعت، ۵ دقیقه زمان بدهید. اگر توانستید این کار را بکنید، سعی کنید ۲ دقیقه را هم امتحان کنید. تا زمانی که کارهای مهم هر روزتان را انجام نداده‌اید، برای چنین کارهایی زمان بیشتری نگذارید.
می‌توانید پس از انجام هر کار مهم، چند دقیقه را به انجام چنین کارهایی مثل خواندن پیام‌ها اختصاص دهید. هرچند، ما توصیه نمی‌کنیم تمام وقت آزادتان را اینگونه بگذرانید!
کارهای از این قبیل، فقط در ۱۰ درصد مواقع مفید هستند، یعنی ۹۰ درصد مواقع هیچ سود یا فایده‌ای ندارند. با کم کردن زمان صرف شده برای این کارها، تمایل بیشتری به انجام کارهایی که به پیشرفتتان کمک می‌کند خواهید داشت. امتحان کنید تا ببینید تا چه اندازه می‌توانید زمان صرف شده برای این کارها را کم‌تر کنید.
حتما معیاری برای خودتان تعیین کنید که اهمیت ایمیل‌‌ها یا پیام‌ها براساس آن مشخص شود. برای چیزهایی که اهمیتی ندارند، وقت نگذارید.
