شما احتمالا در مورد قانون مورفی شنیده اید که می گوید:” اگر یک راه اشتباهی وجود داشته باشد، حتما آن را پیدا خواهی کرد.” قوانین مورفی راهنمای Douglas هافستادر برای تدوین قوانین جدیدی قرار گرفتند.قانون هافستادر می گوید: همه چیز بیشتر از آن چیزی که فکر می کنید، طول می کشد. برنامه نویسان کامپیوتر معتقدند که قانون هافستادر می تواند در مورد امور پیچیده و طولانی مدت کارساز باشد. ما همگی تجربه این موضوع را داشته ایم که یک امر طولانی مدت را شروع کرده و اتمام امر با توجه به زمان را نیز تخمین زده ایم. اما چرا همیشه دوست داریم طول فرایند امور خویش را تخمین بزنیم؟ این موضوع شاید بخاطر این باشد که ما همیشه اهدافی بیش از حد برای خویش تعیین می کنیم که زمان را برای ما تنگ می سازند. بطور مثال، یک روز صبح تا عصر را در نظر داشته باشید که می خواهید امری را آغاز و تا پایان روز به اتمام برسانید اما در عین حال حواستان به زمان پخش سریال مورد علاقه خویش هست و از طرفی بدنبال آماده کردن غذای مورد علاقه و خوردن آن هست، تازه می خواهید با دوستان خود از طریق تلفن یا حضوری نیز در ارتباط باشید. در حقیقت ما برای رسیدن به موفقیت، باید برای امور خود سلسله مراتب تعیین کنیم و اگر امر مهمی برای انجام وجود دارد، حتما در اولویت قرار بگیرد و برای انجام کامل آن، برنامه ریزی زمانی درستی تدوین شود.
بنظر خوب می رسد اما کمالگرایان، کسانی که کار ها را به تعویق می اندازند و کسانی که باید در یک مهلت محدود امری را انجام بدهند، همیشه نیاز به زمان بیشتری دارند و در برنامه ریزی زمانی مشکل دارند. گاهی نیز بعلت وقوع مشکلات غیرقابل پیشبینی همچون بیماری، امور به تعویق می افتند و یا تعطیلات و مهمانی ها نیز می توانند زمان را محدود سازند.
بعضی از افراد توصیه می کنند:” بهترین حدس خود در مورد مدت زمان انجام یک امر را بزنید و سپس مدت زمان را دو برابر کنید.” شاید شما به یاد داشته باشید که امری شبیه به این امر را قبلا انجام داده اید و بتوانید یک برنامه زمانبندی صحیح تدوین کنید و اگر فردی را می شناسید که قبلا امری شبیه به امری که شما می خواهید آغاز کنید را انجام داده است، مشورت بگیرید.
روانشناسانی که در زمینه تصمیم گیری و برنامه ریزی مشغول بکار هستند، متوجه شده اند که ما همیشه خوشبینانه ترین حالت فرایند ممکن از کیفیت و کمیت زمانی امور خویش را در نظر می گیریم. زمانی که در یک مطالعه از شرکت کنندگان خواسته شد تا بدبینانه ترین حالات ممکن را برای اتمام امور مهم خویش در نظر بگیرند، نتوانستند از دید اول شخص به آن نگاه کنند و از دید سوم شخص آن حالات را متصور شدند.
با تمام این تفاسیر، مهارت های مدیریت زمان خوبی باید داشته باشید، بدین منظور باید ابتدا لوازم ضروری برای شروع اینکار را در اختیار داشته باشید که می توان به چک لیست های روزانه، تقویم، برنامه های الکترونیکی و غیره اشاره کرد.
زمان اغلب بعلت عدم داشتن برنامه ریزی صحیح، به راحتی از بین می رود. یک سیستم زمانبندی منظم می تواند به شما در اموری همچون نظارت بر روی جلسات کاری، کاهش تماس های تلفنی و چک کردن ایمیل ها کمک کند تا امور مهم و طولانی مدت بصورت منظم و صحیح پیش بروند.
مهم اینست که زمانبندی فرایند امر خویش تا پایان آن را بصورت منظم چک کنیم تا بتوانیم بصورت موثری عمل کنیم. ممکنست وسوسه شویم که ابتدا به امور ساده و کوچک خویش رسیدگی کنیم اما با این وسوسه مبارزه کنید. سعی کنید در مورد انجام و عدم انجام هر امری، پیشبینی های لازم را بکنید. داشتن چشم انداز طولانی مدت ضروریست، زیرا در این صورت است که شما به پاداش بزرگ در دراز مدت امور خود توجه می کنید، تنها احساس غرور و رضایتمندی خویش پس از اتمام امور مهم را متصور شوید تا تلاش شما برای انجام آن امور افزایش یابد.
تصمیم بگیرید که دقیقا چه چیزی را می خواهید، سپس لوازم ضروری برای شروع را تهیه کنید، با موضوع مورد نظر آشنا شوید و مهارت های لازم برای انجام آن امور را بدست آورید. خب حال سوال اینست که چرا نتوانستید هنوز به امور مهم خویش در بهترین حالت ممکن رسیدگی کنید، درست است؟ خب مطمعنا عوامل محدود کننده ای وجود دارد که ابتدا آنها را شناسایی و حل کنید و سپس مراحل را منظم طی کنید.
وقتی امری را شروع کردید، سعی کنید زمان هایی از روز را بیابید که عملکردتان در بهترین حالت ممکن قرار می گیرد و این ساعات را یادداشت کنید تا در ادامه، سخت ترین تکالیف مرتبط با امور خویش را در آن ساعات انجام دهید.
از همه چیز مهمتر اینست که حس ناکامی در اتمام امور خویش را پس بزنید و در عوض، اعتماد بنفس و حس خوشبینی نسبت به اتمام امور خویش را افزایش دهید اما نسبت به زمانبندی خویش نیز محتاط عمل کنید زیرا زمان، عنصری حیاتی در کسب موفقیت محسوب می شود.
