اصل آیزنهاور: چگونه از زمان، نه تنها به اندازه‌ی کافی بلکه بطور موثر استفاده کنیم

 اصل آیزنهاور به شما کمک خواهد کرد از زمانتان بهتر استفاده کنید.

فرض کنید رییستان از شما خواسته است یک کنفرانس خیلی مهم را برای ملاقات بعدی آماده کنید. شما برای انجام این کار فقط چند روز فرصت دارید‌. بار کاری‌تان به اندازه‌ی کافی سنگین است و کارهای ضروری بسیاری نیز برای انجام دارید. به این دلایل، اضطراب به شما دست می‌دهد، نمی‌توانید تمرکز کنید و احساس می‌کنید همه‌ی چیزهای دنیا، برای پرت کردن حواس شما ایجاد شده‌اند.

محرک‌های تنش‌زای وابسته به زمان از منابع مهم ایجاد فشار در محیط کار هستند. این عوامل تنش‌زا زمانی ایجاد می‌شوند که شما مجبورید کار خیلی زیادی را در مدت زمان اندکی انجام دهید.

چگونه می‌توانید به این استرس غلبه کرده و همه‌ی کارهایی را که برایتان ضروری است را به خوبی انجام دهید؟

اصل آیزنهاور به شما کمک می‌کند اولویت‌هایتان را مشخص کنید و تعیین کنید که کدام‌یک از کارهایتان مهم و ضروری تلقی شده و کدام‌یک درواقع نوعی حواس‌پرتی هستند.

فعالیت‌های مهم (Important) و ضروری (urgent) کدام ها هستند؟

رییس جمهور پیشین آمریکا، Dwight D. Eisenhower، در سال ۱۹۵۴ و در دومین گردهمایی مجمع جهانی کلیساها، این‌گونه از دکتر J. Roscoe Miller نقل قول کرد:

من با دو نوع موضوع سروکار دارم: مهم و ضروری. ضروری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها هم هیچوقت ضروری نیستند.

گفته می‌شود “اصل آیزنهاور” روشی است که وی طبق آن اولویت‌ها و بار کاری‌اش را تنظیم می‌کرد. او دریافته بود مدیریت عالی زمان یعنی اینکه هم موثر باشید هم کارا. به عبارت دیگر ما باید وقتمان را صرف کارهایی بکنیم که مهم باشند، نه فقط ضروری.

به این منظور و برای کم کردن استرس مواجهه با ضرب‌الاجل‌های مختلف در مدت کم، لازم است ابتدا تقسیم‌بندی زیر را انجام دهیم:

• مهم کارهایی که نتایجی دارند که ما را به اهدافمان نزدیک‌تر می‌کنند. این اهداف ممکن است حرفه‌ای یا شخصی باشند.
• ضروری کارهایی که نیازمند دقت و توجه فوری بوده و معمولا با رسیدن به اهداف دیگران ارتباط دارند. کارهایی هستند که معمولا روی آن‌ها تمرکز کرده و به آن‌ها توجه خاصی می‌کنیم چون عواقب انجام ندادن این کارها سریع بروز می‌کند.

زمانی که بدانیم کدام کارها مهم و کدام کارها ضروری  (طبق اصل آیزنهاور) هستند، تاحدودی می‌توانیم به تمایل طبیعی‌مان برای تمرکز روی کارهای ضروری غیرمهم غلبه کنیم. در این صورت خواهیم توانست با حذف برخی کارها، وقتمان را برای انجام دادن کارهایی که به موفقیت نزدیک‌ترمان می‌کند آزادتر کنیم. این شیوه‌ایست تا از مدل ضرب‌الاجلی وارد حالتی شویم که وقت کافی برای زندگی و کارهای خودمان داشته باشیم.

چگونه از اصل آیزنهاور استفاده کنیم

برای اجرای این اصل، لیستی از کارها و پروژه‌هایی که احساس می‌کنید باید انجام دهید تهیه کنید. همه‌ی کارهایی که ممکن است وقتتان را بگیرد را لیست کنید، حتی اگر به نظرتان بی‌اهمیت باشد. سپس درباره‌ی هریک از این کارها فکر کنید و آن‌ها را در یکی از ۴ گروه زیر قرار دهید.

از استراتژی‌های زیر استفاده کنید تا برنامه‌ی کارهایتان را بچینید.

۱. کارهای مهم و ضروری کارهای مهم و ضروری در دو گروه متمایز قرار دارند: کارهایی که نمی‌توانستید از قبل آن‌ها را پیش‌بینی کنید و کارهایی آن‌ها را به لحظه‌ی آخر موکول کرده‌اید.

می‌توانید کارهای لحظه‌آخری را با برنامه‌ریزی از قبل و جلوگیری از طفره رفتن حذف کنید. اما همیشه نمی‌توانید با طفره نرفتن یا برنامه‌ریزی از برخی مسائل جلوگیری کنید. در اینجا بهترین روش این است که بخشی از زمانتان را در برنامه خالی بگذارید و آن را به فعالیت‌های مهم برنامه‌ریزی نشده و ناگهانی اختصاص دهید.

اگر مسئله‌ی خیلی مهمی پیش بیاید لازم دارید کارهایتان را دوباره برنامه‌ریزی کنید.

اگر کارهای مهم و ضروری زیادی دارید، ببینید کدام یک از آن‌ها را می‌توانستید پیش‌بینی کنید تا در برنامه‌های بعدیتان کارهایتان را جوری نظم دهید که به حالت ضروری تبدیل نشوند.

۲. کارهای مهم ولی غیرضروری این‌ها کارهایی هستند که به شما کمک خواهند کرد به اهداف شخصی و حرفه‌ایتان برسید. مطمئن شوید زمان کافی برای انجام دادن درست این کارها اختصاص دهید و مواظب باشید تبدیل به کارهای ضروری نشوند!

به یاد داشته باشید باید زمانی را در برنامه‌تان به اتفاقات پیش‌بینی نشده اختصاص دهید. این باعث می‌شود به برنامه‌تان مقیدتر باشید و از بروز استرس نیز جلوگیری می‌کند.

۳. غیرمهم اما ضروری این نوع کارها، کارهایی هستند که جلوی رسیدن شما به اهدافتان را می‌گیرند. از خودتان بپرسید باید برنامه‌تان را دوباره تنظیم کنید یا اینکه این کارها را به زمان دیگری محول کنید.

معمولا مردم اطراف ما از منابع اصلی چنین کارهایی هستند! گاهی بهتر است خیلی مودبانه به بقیه “نه” بگویید و به آن‌ها بگویید کارهایشان را خودشان انجام دهند.

بخشی از وقتتان را اما خالی بگذارید تا بقیه بتوانند در آن بازه با شما حرف بزنند. بهتر است برای این کار، ملاقات‌هایی با افرادی که اغلب با آن‌ها صحبت می‌کنید در برنامه‌تان بگنجانید تا به کارهای آن‌ها هم برسید. در این صورت وقت بیشتری خواهید داشت تا کارهای ضروری‌تان را انجام دهید.

۴. کارهای غیرمهم و غیرضروری این کارها فقط حواستان را پرت می‌کنند؛ حتی‌الامکان آن‌ها را حدف کنید. خیلی راحت می‌توانید بخش زیادی از چنین کارهایی را حذف کرده و نادیده بگیرید. برخی از این کارها ممکن است خواسته‌هایی باشند که دیگران از شما انتظار دارند؛ این کارها حتی ممکن است به نتیجه‌ی مورد رضایت شما نیز ختم نشوند. مودبانه “نه” بگویید و توضیح دهید چرا نمی‌توانید انجام این کارها را بر عهده بگیرید.