املیا ارهارت می‌گوید:
مفیدترین راه برای انجام دادنش، انجام دادنش است.
این بیان ساده ایده پشت روش تمام کردن کارها (GTD) است. کارهایی دارید که باید تمام‌شان کنید؟ فقط بروید و تمام‌شان کنید. بله، اندکی باید بیش از آن انجام بدهید…
یا انجامش بدهید. یا انجامش ندهید. هیچ سعی‌ای وجود ندارد.
روش GTD توسط مشاور مدیریت دیوید الن در کتابش به نام “تمام کردن کارها: هنر بازدهی بدون اضطراب” به وجود آمد. به گفته نویسندگان Lifehack.org و Lifehacker.com که به آن قسم می خورند، واقعا کار می کند. توصیف کتاب خلاصه‌ای از روش الن را شرح می‌دهد: بازدهی ما مستقیما با توانایی ما برای راحت بودن تناسب دارد. فقط هنگامی که ذهن‌هایمان روشن است و افکارمان سازماندهی شده‌اند، می‌توانیم بازدهی موثر داشته باشیم و پتانسیل خلاقانه‌مان را آزاد کنیم.
آماده‌اید؟
اصول CCORE
در واقع راز این سیستم اولویت‌بندی است. برای آنکه از پس این روش بربیاییم، آن را به پنج اصل اساسی تقسیم کرده‌ایم.
- گرفتن (Capture). کارهایی که باید انجام بدهید، ایده‌ها و افکاری که به ذهن‌تان می‌آیند را سریعا یادداشت یا تایپ کنید. این فرآیند گرفتن و ثبت کردن را طوری انجام بدهید که برای شما آسان باشد.
- شفاف‌سازی (Clarify). اینکه در دفترچه خود بنویسید “خانه را تمیز کن” کار ساده‌ای است، اما معنی آن چیست؟ این یک کار شامل کارهای ریز دیگری می‌شود که باعث می‌شوند کمتر بترسید و نیاز به فکر کمتری دارند که به سمت آنها کشیده شوید. کتابخانه را گردگیری کن و سپس سالن را جارو بکش؟ ساده است.
- سازماندهی‌کردن (Organize). مواردی را که نوشته‌اید به دسته‌های متفاوت اولویت و گروه تقسیم کنید. پاک کردن شیشه شکسته در آشپزخانه احتمالا اولویت بیشتری نسبت به مرتب کردن کتاب‌های دبیرستان‌تان بر اساس سال دارد. هم‌چنین اگر بتوانید در این مرحله برای هر کار موعد مقرر بگذارید می‌تواند سودمند باشد.
- بازتاب دادن (Reflect). وقت کافی را با لیست کارهایی که باید انجام دهید بگذرانید تا ببینید اول کدام کار را می‌توانید انجام بدهید و پس از آن چه کاری می‌کنید. به اینکه در چه کاری در حال پیشرفت هستید و در چه کاری نیستید بازتاب نشان دهید. (امیدوارم که به شیشه‌های شکسته رسیدگی کرده باشید!)
- مشغول شدن (Engage). این مرحله بخش اصلی GTD است. حالا که تمام کارهایتان را در جایگاه مناسب‌شان قرار داده‌اید و آنها را به تکه‌های قابل هضم شکانده‌اید، وقت انجام دادن‌شان است.
چالش یا مزیت این سیستم این است که بسیار قابل تنظیم می‌باشد. GTD دستورالعمل قدم به قدم به شما نمی‌دهد، بلکه بیشتر مانند چارچوب کلی یک برنامه است که جزئیاتش با شماست. هم‌چنین ابزار خیالی یا نرم‌افزار به شما پیشنهاد نمی کند که در طول مسیرتان به شما کمک کنند. همه چیز برمی‌گردد به نوشتن و ثبت کردن.
