چه قدر در مدیریت وقتتان خوب عمل می‌کنید؟ اگر مثل بیشتر ما باشید جوابتان « خیلی خوب مدیریت نمی‌کنم» است. ممکن است گاهی احساس کنید که در طول روز زمان به حد کافی نیست و باید تا دیروقت کار کنید تا به تاریخ تحویل کارتان برسید. شاید حتی آنقدر سرتان شلوغ باشد که وقت غذا خوردن و خوابیدن هم نداشته باشید. همه این‌ها نمونه‌های خوبی برای اثبات عدم مدیریت خوب زمان است.
Benjamin Franklin معتقد است که زمان مانند پول است که باید به درستی مدیریت شود. اگر این کار را انجام دهید تعادل مناسب بین کار، اوقات فراغت و زمان استراحتتان میابید. پس کارهایی که برایتان مهم است را انجام می‌دهید. در صدر همه این‌ها کاهش سطح استرس و احساس شادمانی است. برای کمک به مدیریت زمان ، ده راهکار وجود دارد که باید امروز یاد بگیرید.
۱. تنظیم اهداف
اهداف به شما دید می‌دهند تا تمرکز کنید و برای رسیدن به مقصد کار کنید. به شما کمک می‌کنند ذهنیت روشنی داشته باشید که کجا می‌خواهید بروید و زمان و منابع را برای رسیدن به آن‌جا مدیریت کنید. با تنظیم اهداف، شما می‌فهمید چه کاری ارزش وقت گذاشتن دارد و برای جلوگیری از حواس پرتی از چه چیزهای باید دوری کنید.
با پرسش اینکه در شش ماه آینده کجا می‌خواهید باشید، شروع می‌کنیم. حتی می‌توانید پیش‌روی کنید که سال بعد یا حتی ده سال بعد کجا می‌خواهید باشید. اهداف شخصی و حرفه‌ای واقع بینانه و قابل دستیابی تعیین کنید. این یک گام بسیار مهم برای اطمینان از مدیریت زمان مناسب است.
۲. اولویت بندی
وقتی صحبت از مدیریت موثر زمان است، اولویت بندی مورد تاکید قرار می‌گیرد. تشخیص این که چه کاری باید در اسرع وقت انجام شود، مخصوصا زمانی که سیلی از کارهای ضروری وجود دارد، سخت است. اما در صورت داشتن اهداف مشخص، الویت بندی کاری بسیار ساده است. برای مشخص کردن الویت کارها سه سوال از خودتان بپرسید:
چرا این کار یا فعالیت را انجام می‌دهیم؟
این کار چگونه مرا در رسیدن به اهدافم کمک می‌کند؟
این کار به چه میزان مرا به اهدافم نزدیک می‌کند؟
پس ابتدا کارهای مهم را انجام دهید.
۳. یک لیست از کارهایتان تهیه کنید
لیست کارها، یک سیستم یادآوری است که به شما می‌گوید هر لحظه چه کاری انجام دهید. این لیست باعث می‌شود سازماندهی کنید و کارهای مهم در صدر قرار بگیرید. کارها به قسمت‌های کوچکتر تبدیل می‌شود، قدم‌ها یا کارهای قابل کنترل تا هرگز فراموش نکنید، انجام کدام کارها مهم است. سعی نکنید تمام کارهایی که باید انجام دهید را در ذهنتان نگه‌داری کنید چون بیشتر مواقع تلاش برای به خاطر داشتن تمام کارها جوابگو نیست. پس به جای آن یک لیست کار داشته باشید. یک برنامه ریزی ساده روزانه، هفتگی یا ماهانه در تبلت یا دفتر کافیست.
کارهایی که باید انجام دهید، از جمله: قرار ملاقات‌ها، وقت‌های تعیین شده و زمان تحویل کارها را یادداشت کنید. آیتم‌ها را در لیستتان از با اهمیت تا کم اهمیت اولویت بندی کنید یا کارهای مهم را در لیستتان ستاره دار کنید. کارهایی که انجام دادید را در لیست خط بزنید و کارهای جدید وارد لیستتان کنید.
۴. کارهایتان را برنامه ریزی کنید
Annie Dillard نویسنده متن می‌گوید: برنامه ریزی از هرج و مرج جلوگیری می‌کند. اگر شما از آن دسته انسان‌ها هستید که صبح‌ها خلاق‌تر و مبتکرتر هستید پس کارهای باارزش و انرژی‌برتان را صبح‌ها و ساعات پیک خلاقیتتان قرار دهید. یا برعکس اگر بعد از غروب آفتاب پرانرژی می‌شوید پس کارهای با اهمیت‌تان را شب انجام دهید. ساعات کم انرژی‌تان می‌تواند برای کارهایی چون چک کردن ایمیل یا پاسخگویی به تلفن‌ها باشد.
سعی کنید ریتم پیک و ساعات مرده‌تان را درک کنید و کارهایتان را به بهترین شکل برنامه‌ریزی کنید تا تعداد ساعت‌های پیک بیشتری داشته باشید. به یاد داشته باشید شما قرار نیست برای کارهای مهم وقت پیدا کنید بلکه برای آن‌ها وقت باز می‌کنید.
۵. تمرکزتان در لحظه روی یک کار باشد
آیا وقتی همزمان با تلفن صحبت می‌کنید، در اینترنت جست‌جو می‌کنید و نت برمیدارید، کارهای بیشتری را در کمترین زمان انجام می‌دهید؟ نه اینگونه نیست! طبق تحقیقاتی که در American Pschological Association چاپ شد، با انجام همزمان چند کار شما درواقع ۲۰-۴۰ درصد زمان بیشتری صرف می‌کنید که در کنار آن کیفیت کارتان هم پایین خواهد بود.
۶. حواس پرتیتان را به حداقل برسانید
چه هشدار ایمیل مشتری باشد یا تلفنی از یک دوست و یا چت IM کاری، حواس پرتی سد استفاده درست از زمان است. تمرکزتان را به هم می‌زند، خلاقیتتان را کاهش می‌دهد و گاها شما را از انجام به موقع کارهای مهم بازمیدارد. هم چنین می‌تواند باعث استرس شود.
مشخص کنید که چه چیزی باعث حواس پرتی از کار اصلیتان می‌شود. تلویزیون را ببندید، اینترنت و چت IM تان را خاموش کنید. یک تابلوی «حواسم را پرت نکنید» بر در ورودی محل کارتان قرار دهید تا کسی حواستان را پرت نکند. هرکاری که لازم است انجام دهید تا حواس پرتیتان کمتر شود. این کار باعث می‌شود کنترل کارهای روزانه‌تان را داشته باشید و خلاقیتتان را به حداکثر برسانید.
۷. به تاخیر غلبه کنید
Edward Young شاعر انگلیسی که بهترین شعر به یاد ماندنی او Night Thoughts است، گفته است: تاخیر دزد زمان است. کارهایی که این لحظه باید انجام دهید و روی آن تمرکز کنید را کنار نگذارید و نگذارید که تاخیر زمان شما را بدزدد. به یاد داشته باشید همیشه بهترین زمان انجام هرکاری همین لحظه است. کمی به خودتان سخت بگیرید تا تاخیر را شکست دهید و کاری که باید انجام شود را انجام دهید.
یکی از راه‌های موثر برای شکست تاخیر در زمان این است که به خودتان بگویید تا چند دقیقه دیگر کارم را شروع می‌کنم مثلا تا ده دقیقه. وقتی کارتان را شروع کنید، عصاره خلاقیتتان جاری خواهد شد. خواهید دید که می‌خواهید کارتان را ادامه دهید و تمام کنید. حقه‌ی شکست دادنِ به تاخیر افکندن، تنها اختصاص دادن زمانی برای شروع کار است.
۸. استراحت کنید
حتی اگر سوپرمن هم باشید، نمی‌توانید ساعات زیاد متمادی را به کار اختصاص دهید و حوصله‌تان سر نرود که در نهایت کیفیت کار قربانی خواهد شد. شاید ۷-۸ ساعت کار مداوم تا زمان تحویل کار وسوسه کننده باشد، اما باید بین کار استراحت کنید. با این کار شما به مغزتان فرصت مناسبی می‌دهید تا استراحت کند و شارژ شود. استراحت از کار وقت تلف کنی نیست، بلکه مدیریت هوشمندانه زمان است. استراحت، کاری با کیفیت بالا تولید می‌کند.
استراحت‌های فشرده بین کاری را در زمان خستگی داشته باشید. حد ایده‌آل استراحت پنج دقیقه به ازای هر یک یا دو ساعت کار است تا تفکر خلاقی ایجاد شود. می‌توانید برای یادآوری استراحت از ساعت استفاده کنید. با به صدا درآمدن ساعت، از کار دست بکشید و فقط بشینید و فکرتان را آزاد کنید، یا می‌توانید به صرف یک لیوان قهوه و پیاده روی کوتاه بروید. زمان نسبتا زیادی برای ناهار را فراموش نکنید. با شکم خالی نمی‌توان بهینه کار کرد.
۹. نه بگویید!
مهارتی که بسیاری از افراد موفق مثل رئیس جمهور اسبق، اوباما، بیل گیتس و ریچارد برانسون در آن حرفه‌ای‌اند، هنر نه گفتن ملایم به کارهاییست که در اولویت نیستند. این کار به شما کمک می‌کند بر کارهایتان تمرکز کنید. شما تنها ۲۴ ساعت برای کارهای مهم روزانه‌تان زمان دارید. اگر یاد نگیرید که به کارهای غیر ضروری نه بگویید، کارهای ضروری دیگران در صدر کارهایتان قرار می‌گیرد و کارها و پروژه‌های مختلف شما را فرا خواهد گرفت.
با لحن دوستانه به چیزهایی که برایتان ارزشمند نیستند و یا شما را در رسیدن به اهدافتان یاری نمی‌کنند، نه بگویید. شما حق نه گفتن دارید و مهم نیست طرف مقابلتان چه کسی‌است. وقتی توانایی این کار را داشته باشید، می‌توانید از وقتتان به خوبی استفاده کنید و از کارهای بیهوده، اضافه کاری و کار کم کیفیت خودتان را مصون دارید.
۱۰. کاری را به دیگری بسپارید
شما نمی‌توانید همه کار را خودتان انجام دهید. بعضی اوقات هوشیارانه‌است که اجازه دهید دیگران کارهایی را برایتان انجام دهند، مخصوصا وقتی سرتان شلوغ است. با این کار زمان را ذخیره کرده‌اید، استرستان کم شده و وقتی کارتان را به فرد درست می‌سپارید، نتیجه بیشتری می‌گیرید.
از محکم گرفتن چرخ صرف نظر کنید و اختیار را با پذیرش مسئولیت به فرد حرفه‌ای دهید. سپردن کار به دیگری بیرون انداختن آن نیست. کارها را با هدف به دیگری بسپارید، در این صورت کار را با مسئولیت بالاتری به فرد می‌سپارید و از اهداف و تکمیل کار تا زمان مقرر مطمئن می‌شوید.
