احتمالاً شما به یک دلیل موجه به این مطلب رسیده‌اید و آن این است که می‌خواهید اسناد و مدارک سازمان خود را اسکن کنید تا خیالتان بابت نگهداری از آن‌ها و حفظ امنیتشان راحت شود. اما شاید در دوراهی انجام این کار در سازمان خودتان و برون سپاری کردن آن تردید داشته باشید.
نگران نباشید. فقط شما نیستید که نمی‌دانید آیا واقعاً بهتر است یک تیم داخلی متشکل از کارمندان مجموعه خودتان را به این کار بگمارید یا از تیم‌های خبره و کاربلد شرکت‌هایی که به صورت تخصصی اقدام به ارائه خدمات اسکن اسناد می‌کنند، استفاده کنید.
ما اینجا هستیم تا به شما بگوییم چرا برون سپاری اسکن اسناد و مدارک یک کار هوشمندانه است و در نهایت نتیجه بهتری دارد. در ضمن به شما شرکتی را معرفی خواهیم کرد که سالهاست در زمینه اسکن اسناد فعالیت کرده و یک رزومه غنی و تجربه بسیار زیادی در زمینه خدمات اسکن اسناد دارد.
چرا باید اسکن اسناد و مدارک را برون سپاری کنیم؟
برای اثبات درست بودن این تصمیم چند دلیل وجود دارد که مهم‌ترین آن‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
- برخورداری شرکت‌های خدمات اسکن اسناد از نیروهای خبره
اصلاً تصور نکنید که اسکن اسناد و مدارک به معنی قراردادن کاغذ در دستگاه اسکنر و وارد کردن فایل آن به سیستم می‌شود. این کار فرآیندی منظم و شامل جزئیات بسیاری است. شما برای آن که این پروسه را ابتدا خودتان تعریف کنید و بعد آن را به اعضای تیم شرکت خودتان بیاموزید وقت زیادی را از دست خواهید داد. ضمن آن که افراد شرکت یا سازمانتان را باید مدت زیادی از کار اصلی خودشان بیکار کنید تا بتوانند پروسه اسکن اسناد و مدارک را بیاموزند، سپس آن را به کار بگیرند.
اما اگر این کار را برون سپاری کنید در واقع از مهارت، دانش و تجربه بالای شرکت خدمات اسکن اسناد و مدارک استفاده کرده‌اید.
برون سپاری اسکن اسناد وقت را برای شما صرفه جویی می‌کند و سرعت آغاز و اتمام پروژه را بالا می‌برد.
- تهیه دستگاه‌های اسکن هزینه زیادی دارد
برای این که بتوانید هرنوع سندی را اسکن و همه اسناد و مدارک را که فرمت و اندازه‌های مختلفی دارند، دیجیتالی کنید، نیاز به اسکنرهای مختلفی دارید. بدیهی است که تامین هزینه برای خرید اسکنرهای مختلف در وضعیت اقتصادی حال حاضر کار دشواری است.
در حالی که اگر این فرآیند را برون سپاری کنید، به راحتی می‌توانید بدون پرداخت هزینه بابت خرید اسکنر از امکانات انواع اسکنرهایی که شرکت خدمات اسکن اسناد دارند استفاده کنید. این یعنی صرفه جویی چشمگیر در هزینه‌های پروژه اسکن اسناد و مدارک سازمان شما.
- تامین فضا برای انجام کار اسکن اسناد و مدارک سخت است
به هرحال برای این که بتوانید کار اسکن اسناد را انجام دهید باید فضایی را در شرکت خود به این کار اختصاص دهید. اما اگر اسناد ومدارکی که باید اسکن شوند از نظر امنیتی سطح بالایی ندارند، تعدادشان زیاد نیست و به طور کلی می‌توانید آن‌ها را به محل شرکت خدمات اسکن اسناد و مدارک بفرستید، چرا نباید این پروژه را برون سپاری کنید؟
به این ترتیب اصلاً نیازی نیست نگران تامین جا برای اجرای پروسه اسکن اسناد و مدارک باشید. کافی است مدارک را به شرکت خدمات اسکن اسناد بفرستید و در نهایت فایل‌های اسکن شده را به همراه پرونده‌های خود تحویل بگیرید.
برای برون سپاری خدمات اسکن اسناد و مدارک به چه مجموعه‌ای اعتماد کنیم؟
پاسخ این پرسش به روشنی شرکت یگانه است. شرکت یگانه سالهاست در زمینه اسکن اسناد و مدارک سازمان و شرکت‌ها فعالیت می‌کند. این شرکت چندین تیم خبره متشکل از افراد کارکشته در زمینه اسکن اسناد و مدارک دارد.
کافی است تصمیم خود را برای دیجیتالی کردن بایگانی خود بگیرید. متخصصان این شرکت برای کارشناسی کردن پروسه اسکن اسناد و مدارک به مجموعه شما آمده و زمان تقریبی را بر اساس ویژگی‌های اسناد شما تعیین می‌کنند. سپس بر اساس تصمیم نهایی برای انجام اسکن مدارک در سازمان خود یا ارسال پرونده‌ها در محل شرکت یگانه، پروژه اسکن اسناد و مدارک شما در نهایت سرعت، امنیت و قیمت منصفانه انجام خواهد شد.
