تا به حال برایتان پیش آمده برای مدتی طولانی از پنجره به بیرون خیره شوید درحالیکه کلی کار برای انجام دادن داشته‌اید؟ وقتی وظایف مهمی برای انجام دادن دارید، برایتان پیش آمده که گیم بازی کنید یا اینکه دنبال اطلاعات بدردنخور اینترنت باشید؟ اگر این‌طور است، باید اعتراف کنید دوست دارید اکثر کارهایتان را به تعویق بیاندازید و آن‌ها را سروقت انجام ندهید. کلید اصلی مدیریت موثر زمان این است که حواس‌پرتی‌هایتان را به حداقل برسانید، کاملا بر کارهای مهمی که باید انجام دهید تمرکز کنید و یک راه قابل‌اعتماد برای سنجیدن بازدهی‌تان بیابید تا بتوانید از اتلاف وقت جلوگیری کنید.
راهکار اول: عادت‌های وقت‌تلف‌کن‌تان را کنار بگذارید
۱. سعی کنید وقتی نیازی نیست، به اینترنت وصل نشوید!
وقتی هنگام اتصال طولانی‌مدت به اینترنت، کار ضروری برای انجام دادن ندارید، جای تعجبی ندارد که مشغول چک کردن سایت‌ها یا برنامه‌های مختلف شوید. احتمالا خودتان هم می‌دانید این کار چقدر در اتلاف وقت روزانه‌ی شما نقش دارد!
وقتی می‌دانید لازم است وقتتان را هدر نداده و کارتان را انجام دهید، قطع کردن اینترنت یک راه‌حل ساده و آسان برای جلوگیری از اتلاف وقت و به تاخیر انداختن کارهایتان است.
اگر فقط تصمیم گرفتن و اراده کردن، نمی‌تواند مانع از اتصال شما به اینترنت شود -یا اینکه لازم است برای انجام دادن کارتان به اینترنت وصل باشید- می‌توانید ابزارها و اَپ‌های مسدود‌کننده (site-blocking) را برای مرورگرها یا برنامه‌های مختلف نصب کنید. زمانی که لازم است تمرکز کنید، این برنامه را باز کنید تا مجبورتان کند کارتان را انجام دهید!
۲. صندوق دریافت ایمیل‌تان را باز نکنید!
یک مطالعه روی کارمندان مایکروسافت نشان داده که هر فرد برای جواب دادن به یک ایمیل، حدود ۱۰ دقیقه زمان اختصاص می‌دهد. حدود ۱۵ دقیقه نیز طول می‌کشد تا فرد دوباره روی کارش تمرکز کند. اگر واقعا لازم دارید روی یک کار خاص تمرکز کنید، دستگاهتان را روی جواب اتوماتیک (auto reply) تنظیم کنید و تا زمانی که کارتان را تمام نکرده‌اید، ایمیل‌هایتان را چک نکنید!
همین راه‌حل ساده درباره‌ی پیامک‌ها، هشدارهای گوشی موبایل، پی‌ام‌های شبکه‌های اجتماعی مختلف و … هم صدق می‌کند. چنین کارهایی خیلی بیشتر از کارهای دیگر وقت شما را هدر می‌دهند. هنگام جواب دادن به این پیام‌ها (نسبت به سایر کارهایی که وقت تلف می‌کنند)، شما احساس می‌کنید دارید کار مفیدی انجام می‌دهید، درحالیکه اغلب این‌طور نیست.
هنگام انجام دادن کارهای مهم، اگر می‌توانید گوشی‌تان را خاموش کنید. وقتی هم پیام‌هایی که برایتان ارسال می‌شود برایتان استرس‌زاست و هم از دست دادن اتصال به اینترنت، بهتر است گوشی‌تان خاموش باشد.
۳. بهتر است کارهای مختلف‌تان را با یک دستگاه انجام دهید.
اینکه با تلفن همراهتان ایمیل‌هایتان را چک کنید، با لپ‌تاپتان روی مقاله‌تان کار کنید و با تبلت‌تان هم خودتان را برای کنفرانسی آماده کنید، هم وقتتان را تلف خواهد کرد هم حواستان را از کاری که انجام می‌دهید منحرف می‌کند. هر بار که دستگاه‌‌هایتان را عوض می‌کنید، یک حواس‌پرتی تازه را می‌پذیرید که مجبورید پس از آن دوباره تمرکز کنید! این به دست آوردن دوباره‌ی تمرکز، نقش مهمی در اتلاف وقت روزانه دارد.
تا جایی که می‌توانید کارهای مختلف‌تان را روی یک دستگاه جمع کنید و پس از شروع کار، کارهای مختلف را با همان یک دستگاه انجام دهید تا وقتتان کمتر هدر رود.
۴. یک برنامه برای خودتان تنظیم کنید.
اکثر افراد دوست ندارند کارهایشان را مثل یک تقویم و از روی ساعات مشخص انجام دهند. به یاد داشته باشید لازم نیست برنامه کاری شما مثل یک تقویم دقیق و کامل باشد.
وقتی می‌خواهید کاری را شروع کنید، ۵ دقیقه زمان بگذارید تا لیست کارهایی که باید انجام دهید، چارچوب کارها و زمان‌بندی تقریبی هر کدام را بنویسید. زمانی که یک چارچوب زمانی قابل مدیریت برای خودتان مشخص می‌کنید، راحت‌تر می‌توانید روی کاری که انجام می‌دهید تمرکز کرده و آن‌را مدیریت کنید تا اتلاف وقت را به حداقل برسانید.
استفاده از تکنیک “بسته‌بندی زمان” یا بخش‌های زمانی ثابت برای کارهای مشخص، باعث می‌شود کارهای روزانه به بخش‌های قابل مدیریت کوچک‌تر تقسیم شوند. با این کار روز کاری شما خیلی راحت‌تر قابل مدیریت خواهد بود. این تکنیک برای خیلی از کارهایتان قابل اجراست؛ از تکالیف درسی گرفته تا وظایف کاری و کارهای منزل.
سعی کنید کارهایتان را گروه‌بندی کنید. مثلا اگر هم باید غلات بخرید هم بنزین بزنید، سعی کنید هر دو کار را در یک‌بار بیرون رفتن انجام دهید. با انجام این کار دیگر لازم نخواهد بود برای کارهای مختلفی که با هم قابل انجام هستند، چندین بار از خانه بیرون روید.
۵. آرام‌تر کار کنید!
آرام کار کردن ظاهرا با مدیریت زمان در تضاد است اما اینکه سعی کنید چند کار را همزمان انجام دهید یا خیلی سریع کار کنید، احتمالا به اتلاف وقت بیشتری خواهد انجامید. مطالعات نشان داده‌اند فقط ۲ درصد مردم می‌توانند دو کار را به صورت همزمان و به طرز واقعا موثری انجام دهند.
آرام‌تر کار کردن و تمرکز بر یک کار به شما این امکان را می‌دهد بهتر بر کارتان تمرکز کرده و استرستان هم کمتر شود. آرام‌تر کار کردن همچنین این فرصت را به شما می‌دهد که یک کار را به صورت کامل و بی‌نقص انجام دهید. در این صورت احتمالا دیگر لازم نخواهد بود وقت بیشتری صرف کرده، برگردید و اشتباهات کارتان را اصلاح کرده یا آن را کامل‌تر کنید.
۶. روی کاری که در لحظه مهم‌ترین است، تمرکز کنید.
مطمئنا همه‌ی دانشجویان یک هفته قبل از فصل امتحانات، کارهای مهم و مخصوص خودشان را دارند؛ اما طبیعتا آن کارها در فصل امتحانات از اهمیت کم‌تری برخوردارند.
گاهی اوقات کارهایی باعث حواس‌پرتی ما می‌شوند که خیلی مهم هستند ولی نسبت به زمان حساس نیستند. یعنی اینکه علی‌رغم مهم بودن، در یک زمان خاص مهم‌ترین کاری که باید انجام شود، نیستند. زمان اختصاص دادن به کارهایی که اهمیت کم‌تری دارند، یکی دیگر از نمونه‌های اتلاف وقت در زمانی است که شما ضرب‌الاجل‌هایی برای تمام کردن کار خاصی دارید.
قبل از انجام هر کار، ببینید آن کار مهم‌ترین کاری است که باید در لحظه انجام شود یا خیر، سپس آن را انجام دهید. انجام هر کاری در زمانی نادرست، نوعی اتلاف وقت محسوب می‌شود.
کارهایتان را اولویت‌بندی کنید. با کارهای کوچک شروع کنید تا روی روال بیوفتید، سپس کارهای مهم‌تر را شروع کرده و روی آن‌ها تمرکز کنید.
۷. یک تایم استراحت به خودتان اختصاص دهید.
کار کردن بی‌وقفه بدون استراحت، بدون شک راهی برای از بین بردن انرژی و آزار دادن خودتان است. داشتن یک زمان استراحت در آخر روز کاری، یا هنگام شام خوردن و یا هر زمان و به هر شکل دیگری، به شما کمک می‌کند زیاد از خودتان کار نکشید و خودتان را خیلی خسته نکنید. متاسفانه یکسره کار کردن بدون زمان استراحت کیفیت کاری شما را به شدت پایین آورده و زمان تلف شده‌ی شما را هم بالا خواهد برد.
حتی زمانی که فردا امتحان دارید یا اینکه به شدت سرتان شلوغ است هم زنگ تفریح‌هایی برای خودتان در نظر بگیرید. این استراحت‌های کوتاه‌مدت به مغز شما این امکان را می‌دهد تا استراحت کند. با این کار شما شادتر، متمرکزتر و با بازدهی بیشتر خواهید بود.
راهکار دوم: استفاده از تست تکرار
۱. فرمی را درست کنید تا در آن زمان‌های هر روزتان را مدیریت کنید. حالا که در راهکار اول، روش‌هایی را برای متمرکزتر بودن و کمتر وقت تلف کردن یاد گرفتید، می‌توانید یک تست تکرار ایجاد کنید تا بفهمید تا چه اندازه توانسته‌اید از راهکارهای بالا درست استفاده کنید.
می‌توانید برای این کار از یک صفحه‌ی چاپی استفاده کنید یا اینکه یک فرم ساده روی کاغذ یا وایت‌بوردتان بکشید. در یک سمت، یک ستون برای نوشتن ساعت‌های هر روز ایجاد کنید و در سمت دیگر، ستون بزرگ‌تری برای نوشتن کارهایتان بگذارید.
۲. با پایان هر ساعت، کاری که انجام می‌دهید را تمام کنید. در این تست لازم است شما در پایان هر ساعت، ۱ تا ۲ دقیقه زمان اختصاص دهید تا بفهمید از ۱ ساعت گذشته‌تان چگونه استفاده کرده‌اید. حتی می‌توانید از یک تایمر استفاده کنید تا مطمئن شوید با پایان هر یک ساعت، وقت کافی برای پر کردن فرم را خواهید داشت.
۳. ببینید زمانتان را چگونه گذرانده‌اید. در ارزیابی یک ساعت گذشته‌تان، ببینید چه کارهایی انجام داده‌اید. یک فعالیت ورزشی را به پایان رسانده‌اید؟ یک فصل از امتحان‌تان را خوانده‌اید یا اینکه تلویزیون تماشا کرده‌اید؟ با خودتان روراست باشید و ببینید آن یک ساعت را چگونه گذرانده‌اید.
۴. از خودتان بپرسید ببینید حاضرید آن یک ساعت را دوباره تکرار کنید یا نه؟ “تست تکرار” نام خودش را از این مرحله می‌گیرد. بعد از اینکه فرم را پر کردید، ببینید حاضرید این ساعت را دوباره تکرار کنید؟ این سوال و پاسخ آن مشخص می‌کند شما اعتقاد دارید زمانتان را درست گذرانده‌اید یا نه. اگر جواب شما “نه” باشد، احتمال کم‌تری دارد که این ساعت گذشته را دوباره تکرار کنید.
۵. کارهایتان را خلاصه کنید و ارزیابی‌تان را هم بنویسید. وقتی یک کاغذ نوشته شده را نگه می‌دارید تا ببینید چه ساعت‌هایی را تکرار کرده و چه ساعت‌هایی را دوست ندارید تکرار کنید، یک ابزار محرک و تشویق‌کننده برای خودتان ایجاد کرده‌اید. چند کلمه درباره‌ی ارزیابی روزانه‌تان بنویسید. در صورتی که اعتقاد دارید زمانتان را درست استفاده کرده‌اید هم چند کلمه یادداشت کنید.
۶. بخش‌هایی از روزتان را که بر رویشان کنترل دارید را بشناسید. یکی از فواید “تست تکرار” این است که شما پس از مدتی به ارزیابی روزانه کارهایتان عادت خواهید کرد. این کار فواید بسیاری برای شما خواهد داشت. پس از مدتی قادر خواهید بود هر یک ساعت‌های روزانه‌تان را ارزیابی کنید و بفهمید آیا از آن درست استفاده کرده‌اید یا خیر. کلاسی که استادش مطلب تازه‌ای به شما یاد نمی‌دهد، جلسه‌ی کاری که هیچ سودی برای شما ندارد، یا هر کار دیگری، به تدریج نزد شما به عنوان اتلاف‌کننده‌های بزرگ زمان شناخته خواهند شد.
یادتان باشد شما همیشه روی تمام ساعت‌های روزانه‌تان کنترل صددرصد ندارید. ممکن است حضور در جلسه‌ی بی‌فایده‌ای که گفته شده، برای شما یک اجبار باشد، یا اینکه لازم باشد حتما در کلاس حضور داشته باشید. چنین کارهایی گاهی اوقات برای شما یک وقت تلف کردن بزرگ هستند اما چاره‌ای ندارید و این کارها بخشی از برنامه‌ی شما را به خود اختصاص خواهند داد.
همیشه انعطاف‌پذیر باشید. انعطاف‌پذیر بودن و قابلیت تطبیق با شرایط مختلف از الزامات جنبه‌های بسیاری از زندگی شماست. منعطف بودن چه درباره‌ی زمان استراحت و چه درباره‌ی نحوه‌ی کار کردن بسیار به شما در زندگی‌تان کمک خواهد کرد.
