پروژه ی Big Dig بوستون که مربوط به تونل عظیم درون شهر بود، یکی از بزرگ‌ترین شکست پروژه‌های شهری در عصر جدید می‌باشد. این پروژه ۸ سال دیرتر و با هزینه‌ی گزاف به پایان رسید. بودجه‌ی اختصاص داده شده برای آن ۲.۶ میلیارد دلار بود ولی ۲۴ میلیارد دلار برای آن هزینه شد. ترکیبات بتن به کار رفته از استاندارد کافی برخوردار نبود و ریزش سقف تونل باعث کشته شدن یک نفر شد. اما چرا این اتفاق افتاد؟ چرا مجموعه‌ای افراد توانا و مقامات شهری به شدت زمان و بودجه را در چنین پروژه بزرگی از دست دادند؟ و اینکه ما چه چیزی می‌توانیم از آن یاد بگیریم؟
مقاله مرتبط: چرا برخی فکر می‌کنند توانایی پیش‌بینی آینده را دارند؟
ما تخمین‌زنندگان بدی هستیم!
ما معمولا به طور کمال‌طلبانه با پروژه‌ها و اهداف برخورد می‌کنیم و انتظار داریم همه‌ی کار ها در زمان خود و بدون ایراد انجام بگیرد. اما در واقع، اولویت‌ها تغییر میابند، حواس پرتی ایجاد می‌شود و کارها طبق برنامه پیش نمی‌رود.
بله شما باید در رابطه با پروژه‌هایی که متعهد می‌شوید مثبت اندیش باشید اما همچنین نیاز است خودتان را برای بدترین‌ها نیز آماده کنید و از آنجایی که بیشتر ما پیش‌بینی‌کننده‌های بزرگی برای آینده نیستیم به برنامه‌هایی نیاز داریم. پایه‌ای فکر کنید، یک مثال روزمره: سوپرمارکت. بیشتر اوقات به خودتان می‌گویید ۲۰ تا ۳۰ دقیقه نیاز است و سپس کار شما یک ساعت به طول می‌انجامد. به طور کلی ما در تخمین زمان خوب نیستیم.
زمانی که ما به فکر یک ویژگی جدید در وبسایت Lifehack بودیم، ما در ابتدا فکر می‌کردیم که می‌توانیم طی دو هفته آن را به اتمام برسانیم. این مدت، طولانی به نظر نمی‌رسد اما مفهوم “دو هفته” به شناسایی زمان برای هر قسمت از پروژه کمکی نکرد. بنابراین ما از خودمان یک سوال نقادانه پرسیدیم: آیا ما می‌توانیم این را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنیم؟ ما تصمیم گرفتیم که کارمان را به صورت زیر تقسیم‌بندی کنیم:
- ۱.۵ ساعت برای هر تحقیق
- ۳ ساعت برای ساخت مبنای ابزار
- ۱ ساعت برای آزمایش
- ۱ ساعت برای اصلاحیه‌ها و غیره
زمانی که ما آن را تقسیم کردیم به نظر رسید که چیزی در حدود ۲.۵ هفته تخمین معقول‌تری از زمان است.
اگر شما یک پروژه بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تخمین ساده‌تر می‌شود. اگر شما یک پروژه ۱۵ هفته ای را ۱۵ پروژه یک هفته‌ای تصور کنید چطور؟ آیا این کار برنامه‌ریزی را موفقیت‌آمیزتر نمی‌کند؟
بیشتر تقسیمش کنید
اجزا بزرگ را به قسمت‌های کوچک‌تر و وظایف قابل مدیریت تقسیم کنید و سپس قدم به قدم آن‌ها را انجام بدهید. سوال را تکرار کنید: آیا هنوز هم می‌توانم آن را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنم؟
هر وقت شما چیزی را به قسمت‌های کوچک تقسیم می‌کنید به تقسیمات بیشتر نیز فکر کنید. یک پروژه ۱۵ هفته‌ای می‌تواند به قسمت‌های ۲۰ ساعته تقسیم شود اما یک قسمت ۲۰ ساعت نیز می‌تواند به مجموعه از قسمت‌های ۲ ساعته تبدیل شود.
هدف از این بخش این است که چیزها را برای خودتان آسان‌تر کنید و به تخمین زمانی را به واقعیت نزدیک‌تر کنید.
این درست است که بعضی از پروژه‌ها مانند Big Dig طبیعتی عظیم دارند اما حتی Big Dig نیز می‌تواند به قسمت‌های قابل مدیریتی تقسیم شود و احتمالا به انتظارات بودجه‌ای و زمان‌بندی نزدیک‌تر شود.
قطعا در زندگی شخصیتان نیز می‌توانید این استراتژی را داشته باشید. فقط کافی است پروژه‌های بزرگ و غافلگیرکننده را به قسمت‌های کوچک و قابل مدیریت تبدیل کنید، بر روی آن‌ها کار کنید، در نهایت کل پروژه به انجام خواهد رسید!
