من بیش از ۱۴ سال است که مدیریت زمان تدریس می‌کنم. من می‌توانم ادعا کنم که آموزش من عالی است. به طور جدی، احتمالا فقط با کار سایر مربیان خوب برابر است، تفاوت اصلی این است که من به مردم آموزش می‌دهم تا سیستم خودشان را بسازند و از سیستم من یا مربیان مدیریت زمان استفاده نکنند، زیرا ما همه منحصر به فرد هستیم. این امر منجر به دستیابی به موفقیت برای من در مدیریت زمان شد.
ایجاد یک پیشرفت در مدیریت زمان پس از آموزش مدیریت زمان برای ۱۴ سال
به تازگی، من بطور اتفاقی به چیزی برخوردم که تغییر دهنده بازی مدیریت زمان است. این مال من نیست، این مال کسی دیگر هم نیست، به نظر می‌رسد که چگونه یک شبکه رشد می‌کند: هر بار یک قطعه تا زمانی که همه قطعات کنار هم جمع شود.
فقط لازم است این اطلاعات کنار یکدیگر قرار بگیرند. بیشتر راهنمایی‌های مدیریت زمان، درس‌ها و ترفندها در مورد این رشته، تمرکز و یا قطعات کوچک، مانند نوشتن لیست انجام کارهای روزانه است، اما در قلب یک سیستم مدیریت زمان موثر هفت جز اساسی برای تغییر بازی است. این ها را بدست آورید و تمام سیستم درست کار می‌کند، مانند داستان شبکه.
اگر بتوانید استاد این هفت قسمت شوید، می‌توانید سیستم مدیریت زمان خود را به طور قابل توجهی ارتقا دهید. بیایید مثبت باشیم و آنها را موانع بنامیم؛ زیرا زمانی که شروع به پریدن به آنها کنید، مسابقه تبدیل شدن به یک مدیر زمان بهتر شروع شده‌است. اطلاعات بیشتر در مورد هر مانع در ادامه متن می‌باشد.
پرش از هر مانع تنها به یک تمرین ۳۰ دقیقه‌ای در هر هفته نیاز دارد. پرش از این هفت مانع به طور قابل توجهی سیستم مدیریت زمان شما را ارتقا خواهد داد.
شما نمی‌توانید بخشی از آن را انجام دهید، شما نمی‌توانید فقط یک مانع را انجام دهید، شما نمی‌توانید کمی از کار را انجام دهید و سپس به آن بازگردید. این کار به چالش کشیده شدن است. مسابقه را انجام می‌دهید یا نه.
توصیه من چیست؟ تصمیم بگیرید که چرا ۳۰ دقیقه در هفته این تمرینات را انجام می‌دهید. این کار به این دلیل است که هنگامی که شما باید “چپ یا راست” را انتخاب کنید (تصمیم به انجام این کار یا انجام کاری دیگر)، به دلایل قانع کننده‌ای نیاز دارید. پاسخ نمی‌تواند “برای تبدیل شدن به یک مدیر زمان بهتر باشد.” برای رسیدن به این هدف، یک نکته ساده و آسان مدیریت زمان را در وب پیدا کنید، به عنوان مثال هر وظیفه‌ای را که می‌خواهید شروع کنید با یک فعل لیست کنید. کار انجام شد. ما از کار ادوین لاک درباره تنظیم هدف می‌دانیم که اهداف چالش برانگیز و خاص را بهتر عمل می‌کند.
این تنظیم هدف نیاز به بازتاب دارد. تصمیم بگیرید چرا. چه مشکلی حل خواهد شد؟ آیا به شما کمک خواهد کرد تا یک شب سر وقت به خانه برسید؟ آیا هدف آرام‌تر شدن، کنترل بیشتری داشتن است؟
هدف بعدی این است که افرادی که اطرافتان هستند بدون تردید بگویند که: “او آرام‌تر است / به نظر می‌رسد کنترل زیادی دارد”. هدف خود را در یک ورق کاغذ بنویسید و این کاغذ را نزدیک به خود نگه دارید. به یاد داشته باشید اهداف باید سه p را داشته باشد، همانطور که محمد علی – “من بهترین هستم” – حال، مثبت و شخصی است. به عنوان مثال، “من کنترل بیشتری دارم. مردم چنین بی‌تردید این را گفته‌اند “یا” من در پروژه‌های بزرگ کار می‌کنم و رئیس من متوجه من شده و نظر مثبتی به من دارد.”
اکنون وقت آن رسیده است تا چالش مدیریت زمان ۷ هفته‌ای را بپذیریم.
بیشتر بخوانید:
- ده کتاب مفید در مورد مدیریت زمان که توسط کارآفرینان توصیه می‌شود
- ده مهارت اثبات شده برای مدیریت زمان، که باید یاد بگیرید!
- اصل آیزنهاور: چگونه از زمان، نه تنها به اندازه‌ی کافی بلکه بطور موثر استفاده کنیم
هفته ۱ – پرش از موانعی که شما را تسخیر می‌کنند
چقدر از چیزی که به دنیای شما و به سرتان وارد می‌شود را تسخیر می‌کنید؟ پریدن از موانع “تسخیر” این است که بتوانید هر زمان که خواستید، به جهان خود برسید. آشکارترین، صندوق پیام پستی شماست. نا‌واضح‌ترین‌ها نیز، چیزهایی است که شما هنگام رانندگی فکر می‌کنید.
با استفاده از یک ورق کاغذ تمیز، تمام نقاط تسخیری (نقاط ورود) به سیستم مدیریت زمان خود را که در حال حاضر داشته‌اید بنویسید. به عنوان مثال، صندوق ورودی ایمیل، تماس‌های تلفنی و جلسات. اگر بیش از حد زیاد باشد، یک مورد را حذف کنید. برای مثال، در هنگام انجام کار یکسان چندین دفترچه یادداشت دارید. یا اگر شما به اندازه کافی ندارید، برای مثال، هنوز به حافظه خود در ماشین، در جلسات، مکالمه‌های راهرو، تکیه می‌کنید، یک مورد را اضافه کنید.
هفته ۲ – پرش از موانع فهرست
چقدر خوب می‌توانید همه چیز را از سرتان بیرون آورید و آن را به صورت یک لیست درآورید؟
پریدن از “فهرست” مانع در مورد بیرون آوردن همه چیز از سرتان، لیست کردن آنها است. “موفق‌ترین افراد کسانی هستند که ذهن آنها خالی است.” که فضای کافی برای تفکر، تصمیم گیری و حل مسئله، نه برای یادآوری (ذخیره سازی) ایجاد می‌کنند.
با استفاده از یک ورق کاغذ تمیز، تمام لیست‌هایی را که در حال حاضر دارید را بنویسید. به عنوان مثال یک فهرست روزانه از کارهای انجام شده. اگر لیست‌های بیش از حد زیادی دارید، یکی از آنها را حذف کنید. به خصوص لیست هایی که به آنها اعتماد ندارید، برای مثال لیست یادآوری چشم انداز. اگر شما تمام لیست‌های زیر را ندارید، یک مورد را به آنها اضافه کنید؛ به ویژه لیست کارهایی که باید روزانه انجام شود (نه یک جریان از اقدامات)، و یا لیست تماس، لیست پروژه، انتظار برای لیست، لیست هفتگی، لیست ماهانه، و یا لیست از برخی روز‌ها.
هفته ۳ – پرش از مانع خالی کردن
در تخلیه نقاط تسخیری چقدر خوب هستید؟
پرش از موانع “تخلیه” تا حدودی مانند تمیز کردن ماشین ظرفشویی است. اگر این کار را نکنید، ظروف روی هم انباشته می‌شوند به طوری که دیگر ظرفی را در آشپزخانه و سینک نمی‌بینید و باید ماشین ظرفشویی را بارگیری کنید و این ظروف را بشویید. خالی کردن پیوسته و مناسب، کلید کار است.
با استفاده از فهرست «نقاط تسخیر» که در هفته اول ایجاد کردید تصمیم بگیرید که هر کدام از نقاط تسخیر خود را خالی کنید. ستون دو را اضافه کنید برای مثال صندوق ورودی شما یک بار در ساعت به مدت ۱۵ دقیقه یا بعد از انجام بخش عمده کار، ارزیابی خواهد شد. نه اینکه به طور مداوم.
ستون سه را اضافه کنید و علتی را که برای هر یک از نقطه‌های تسخیری که به ایجاد عادت کمک می‌کند شناسایی کنید. بهترین راه برای ایجاد یک عادت این است که “عادت دیگری” را دوباره را پیدا کنید. به عنوان مثال، زمانی که پای من‌شکست، مجبور بودم هر روز ۵ دقیقه تمرین انجام دهم. من مسواک زدن دندان هایم را عادت کردم. مثال شما ممکن است این باشد که هنگام استراحت در کار یا نوشیدن قهوه یکبار جعبه خود را خالی می‌کنید.
این پست کوتاه را بخوانید تا به شما کمک کند، بگو بله ویزلی، زیرا اکثر مردم برای گفتن “نه” تلاش می‌کنند که وقت خود را به شدت تلف می کنند. از این یادگیری برای گفتن “نه” به حداقل یک کار در این هفته و هر هفته بعد از این استفاده کنید.
هفته ۴ – پرش از بین بردن موانع
چقدر از خودتان این سوال درست را می‌پرسید: «اگر این کار را نکنم، چه تأثیری می‌گذارد؟»
گام “حذف” موانع در مورد خلاص شدن از بیشتر تقاضاهای نیازمند زمان است که وارد دنیای ما می‌شود. به علاوه، به معنای عدم پذیرش هر تقاضای زمانی نیست. روشن شدن این که ما اینجا هستیم تا چه چیزی را به دست آوریم و چه چیزی را برای رسیدن به این حذف باید حذف کنیم.
کلید دستیابی سریع به ایمیل، درک نحوه استفاده از جستجوی پیشرفته است. یاد بگیرید چگونه از جستجوی پیشرفته استفاده کنید. اشتراک خود را از حداقل چهار لیست ایمیل خارجی که شما در آن هستید و استفاده نمی‌کنید لغو کنید. و همینطور اشتراک خود را از حداقل سه فهرست توزیع داخلی که شما در آن هستید، لغو کنید.
از این هفته برای رسیدن به ایمیل‌های که با آن سر و کار دارید سریع‌تر اقدام کنید. این کار را با ابزار ABC انجام دهید: A. یک ایمیل B. بطور مختصر آن را بخوانید، و C. آن را پاک کنید. حذف، مگر اینکه قرار باشد پاسخ دهید، اما این باید بصورت استثنا باشد.
هفته ۵ – پرش از مانع نگهداری
ذخیره سازی اطلاعات مناسب برای استفاده بعدی در مکان‌های مناسب برای شما چقدر موثر است؟
پرش “مانع” ذخیره سازی در مورد داشتن اطلاعات مناسب که به آن نیاز دارید، در زمان مناسب، و نگه داشتن آن به صورتی که به راحتی قابل دسترسی است، مانند نگهداری اسناد در خانه، می‌باشد. به عنوان مثال، بیمه خانه: آیا آن را در کنار چیزهای مهم است؟ یا بلیط سفر تجاری بعدی – در کجا نگهداری می‌شوند؟
با استفاده از یک ورق کاغذ تمیز، تمام نقاط ذخیره سازی که در حال حاضر دارید را بنویسید. به عنوان مثال، دیوار کنار میز یک نقطه ذخیره‌سازی و “دفترچه یادداشت روزانه” و میزتان.
اگر نقاط ذخیره سازی بیش از حدی دارید، آن را حذف کنید. شاید از خواندن نقاط ذخیره‌سازی زیاد استفاده نکنید یا به آن اتکا نداشته باشید. اکنون تصمیم بگیرید که این نقطه ذخیره سازی چگونه برداشته شود (ترکیب با نقطه ذخیره دیگر؟). اگر تمام نقاط ذخیره سازی زیر را ندارید، یکی را اضافه کنید؛ به ویژه برای اسناد فیزیکی (به عنوان مثال بلیط)، و سپس کتاب‌هایی را برای خواندن، وبسایتهایی که برای مراجعه به آنها، یا مقالاتی که برای خواندن، قفسه کتاب، پوشه مرجع، بلیط یا پرونده مشغول به کار هستند، در نظر بگیرید.
برای هر نقطه ذخیره سازی فرکانس و ماشه‌ای را شناسایی کنید و این‌ها را به عنوان ستون به لیست نقاط ذخیره‌سازی خود اضافه کنید.
هفته ۶ – پرش از مانع زمانبندی
چقدر برنامه ریزی می‌کنید، فراتر از استفاده از دفتر خاطرات خود فقط برای جلسات؟
پریدن از مانع “برنامه‌ریزی” در مورد داشتن یک دفتر خاطرات و استفاده از آن برای بیش از فقط رزرو جلسات است. برنامه ریزی انجام کارهای مهم که آنها را به تعویق می‌اندازیم چون مثل قورباغه های بزرگ هستند.
این سخت‌ترین مانع است. شاید بالاترین. برخی در اینجا شکست خوردند.
سیاهه پرداخت خود را شناسایی کنید. این «ناحیه کلیدی نتیجه» شما است. در اینجا چندین راهنما وجود دارد: این لیستی طولانی از وسایل، از مدیریت مشتریان، جلسات، ارائه، برخورد با پرس و جوها، مدیریت تیم شما و غیره نیست. در یک شرکت تجاری، دلیل شما برای پرداخت حقوق و دستمزد، افزایش فروش و سود خواهد بود. برای مردم، فروش آسان‌تر است؛ آنها یک بودجه دارند. این ناحیه نتیجه بخش کلیدی آنها است. برای دیگران، کمی فکر لازم است تا چند چیز قابل اندازه گیری را که شما انجام می‌دهید شناسایی کنند که ثابت می‌کند که شما شایسته حقوق خود هستید. به عنوان مثال، برای یک پیشخدمت ممکن است امتیازات TripAdvisor باشد.
شناسایی سه پروژه / بخش‌های بزرگ کار است که بیشترین تأثیر را در اینکه چرا شما حقوق و دستمزد می‌گیرید دارد. “حالت خفا” را پیدا کنید. راهی برای فرار پیدا کنید. اتاق جلسه را رزرو، از خانه کار کنید یا در را ببندید. هر آنچه که شما می‌توانید انجام دهید، تا در سکوت باشید. برنامه را به دفترچه خاطرات خود اضافه کنید ۹۰ دقیقه در هفته آینده و یک قرار مکرر زمانی که شما فقط آن پروژه‌ها را در آن زمان انجام می‌دهید.
هفته ۷ – پرش از موانع عمل
در انتخاب چپ یا راست چقدر عالی هستید؟
پریدن از موانع “اقدام” کلید اصلی است. به همین دلیل است که برای کاری که انجام می‌دهید بهایی پرداخت می‌کنید. این چیزی است که در آن تصمیم گیری صورت می‌گیرد: انتخاب چپ یا راست هزار بار در روز، دانستن اینکه شما ارزش چه چیزی را دارید. حقوق خود را ۲۰۰۰ قسمت کنید این ارزش روزانه هر ساعت است. به چیزهایی که کمتر از این مقدار در ساعت است، ارزش ندهید.
طول مدت “یک زمان کوتاه” خود را تعیین کنید. قطعه “همین الان انجام دهید” زمان! ممکن است ۵ دقیقه، ۴ دقیقه یا ۳ دقیقه باشد. تفاوت ممکن است زیاد نباشد، اما شما تصمیم می‌گیرید که آن چیست. برای هر تقاضای زمانی یا کاری که وارد سیستم شما می‌شود، اکنون این کار را انجام دهید، اگر بتوانید آن را در کمتر از زمان کوتاه خود انجام دهید. به این کار متعهد باشید و با این جمله که می‌توانید این کار را در زمان کم و بیست دقیقه بعد انجام دهید، مسخره نکنید. این به آن دلیل است که مغز شما به زودی می‌فهمد که چه کاری انجام می‌دهید و از انجام این کار جلوگیری می‌کند.
برای مقدار بیشتری از زمان عمل، تکنیک Pomodoro (ویدئوی ۲.۲ دقیقه‌ای) را یاد بگیرید تا به شما کمک کند تمرکز کنید و از آن یک بار در هفته استفاده کنید. مثلا در طول کار پروژه برنامه ریزی شده خودتان.
دلیلی را که در هفته‌ی ۶ تصمیم گرفتید، در جایی بگذارید که رفتارتان را مختل نماید. به عنوان مثال، یک یادداشت یادآور بر روی لپ‌تاپ یا صفحه نمایش یا محافظ صفحه نمایش. البته نه بر روی دیوار، چرا که ما چشمانمان را بر روی یادداشت روی دیوار می‌بندیم.
همه‌ی این موارد را در کنار هم قرار دهید.
این چگونگی ترکیب هفت تکه یک سیستم مدیریت زمان موثر است.
