دوایت آیزنهاور، ۳۴ امین رئیس جمهور ایالات متحده، استثنایی نبود. دفعه بعد که شما تلاش می کنید حتی لب به لب خود را به ورزشگاه بکشید، به یاد داشته باشید که این شخص به نوعی زمانی را برای گلف و رنگ روغن در خارج از سیستم های تعیین شده که منجر به راه اندازی سیستم بزرگراه بین ایالتی، اینترنت و ناسا می شود، پیدا می کند. روش او برای مقابله با آن همه چیز با یک جعبه به نام “چهار جعبه” شروع می شود.
مثل Ike باشید
به گفته نویسنده و وبلاگ نویس موفق James Clear، جعبه آیزنهاور معروف ترین ابزار تصمیم گیری است که توسط رئیس جمهور آخر استفاده می‌شود. این روش یک ماتریس است: فقط دو ستون و دو ردیف دارد. ستون‌ها نشان دهنده وظایفی هستند که بعضی فوری هستند و بعضی ها فوری نیستند و ردیف‌ها نشان دهنده وظایفی هستند که هم مهم هستند و هم مهم نیستند. تصمیم‌گیری اینکه کدام وظایف مهم و فوری است، یا برخی از ترکیب های آن چهار گزینه، اقداماتی را که باید با آن انجام دهید را مشخص می‌کند. ماتریس به شما می گوید که از آنجا چه باید بکنید:
- مهم و ضروری: این کار را بلافاصله انجام دهید.
- مهم و نه ضروری: برنامه زمانی خاصی برای رسیدن به این موضوع، درست در همین زمان ترتیب دهید، دقیقا همین الآن!
- مهم نیست و ضروری است: اگر می توانید این کار را به آینده موکول کنید.
- مهم نیست و فوری نیست: چرا این کار حتی در ذهن شماست؟! بله آن را بردارید و به سمت چیزهای بزرگتر بروید.
شما می توانید این کار را برای انجام وظایف بلندمدت یا حتی چیزهایی که می خواهید در یک روزبه آن برسید، به کار ببرید. این فقط یک راه برای منظم کردن کارهای در حال انجام خود است به طوری که بتوانید تمام وقتان را درست مدیریت کنید.
جعبه مرتب‌سازی
دوایت آیزنهاور یک بار گفت: “چیزی که ضروری است به ندرت مهم است و چیزی که مهم است به ندرت ضروری است.” مسئله‌ی مربوط به پرکردن هر بخش از جعبه آیزنهاور یک چیز است، اما مرتب کردن آن نیز یک مسئله است.
فرض کنید ضروری ها همان چیز هایی هستند که باید سریع جواب داده شوند مثل: متون، ایمیل ها، مهلت کارها، و غیره. به وظایف مهم به عنوان کسانی که به شما بسیار اهمیت می دهند و واقعا اهداف تان را افزایش می دهند فکر کنید مثل: تماس با دوستان و خانواده، انجام تحقیقات، لذت بردن از سرگرمی های شما، و غیره
حتی اگر برخی از باکس‌ها مرتبا مرتب شوند، توجه ویژه ای به باکس “غیر مهم و غیر فوری” خود داشته باشید. تا زمانی که خالی نیست، بدان معنی است که شما برخی از وظایف غیر ضروری را برداشته‌اید.
من متوجه شدم که روش آیزنهاور بسیار مفید است، زیرا باعث می‌شود تا از خود سوال کنم که آیا این کار یک اقدام واقعا ضروری است یا خیر، و این سوال به احتمال زیاد منجر به “حذف “برخی از وظایف می‌شود، به جای آن که آنها را بدون تفکر و به اشتباه تکرار کنم.
