امروزه ارتباطات یکی از محبوب‌ترین رشته‌های کالج است. مردم ارزش یک ارتباط دهنده واقعا کارآمد را می‌دانند. با کمی اعتماد به نفس، اندکی دانش و آشنایی با اصول اولیه، شما قادر به ادای مطلب خود در هر زمانی خواهید بود.
زمان مناسب را انتخاب کنید
همانطور که این سخن بیان می‌دارد، برای همه چیز زمان و مکان مناسبی وجود دارد و برقراری ارتباط از این قاعده مستثنی نیست. مثلا اجتناب از بحث در مورد موضوعات سنگین و جدی در اواخر شب. تعداد کمی از مردم با فکر کردن در مورد مسائل مهم مثل امور مالی یا برنامه ریزی بلند مدت آن‌هم در حین خستگی احساس هیجان می‌کنند. در عوض، رساندن پیام و بحث در مورد موضوعات سنگین و جدی را صبح یا بعد از ظهر زمانی که مردم هشیار، در دسترس هستند و احتمال بیشتری دارند که بتوانند با وضوح پاسخ دهند، انجام دهید.
تسهیل شرایط برای گفتگوی آزاد و صمیمی
محل مناسبی را انتخاب کنید، محلی که شرایط را برای آغاز، ادامه و به نتیجه رسیدن گفتگو فراهم کند. اگر شما نیاز است که چیزی به کسی بگوید که شاید پیامد بدی داشته باشد (مانند اخبار مرگ و یا جدایی)، آن را در جمع، اطراف همکاران یا نزدیکان دیگر انجام ندهید. با احترام و توجه به شخص، گفتگو را در یک مکان خصوصی انجام دهید. این کار فضا را برای باز کردن گفت و گو و درک متقابل بیشتر و درگیر‌تر شدن بیشتر فراهم می‌کند و اطمینان حاصل می‌شود که این روند دو طرفه به عملکرد درستی دارد.
اگر کسی را به گروهی از افراد معرفی می‌کنید، قبل از آن صدای خود را چک کنید و برای وضوح صدای خود تمرین کنید. در صورت نیاز از میکروفون استفاده کنید تا اطمینان حاصل شود که مخاطبان صدای شما را می‌شنوند.
حذف عوامل حواس پرتی
همه‌ی دستگاه های الکترونیکی را که می‌تواند مکالمه را قطع کند، خاموش کنید. اگر تلفن زنگ بزند، اولین بار صدای آن را قطع کنید، در صورت تکرار آن را خاموش کنید و صحبت را ادامه دهید. اجازه ندهید که حواس پرتی‌های خارجی بحث شما را به حاشیه براند و از اهمیت آن بکاهد. آنها هم شما و هم شنونده را منحرف خواهند کرد و یقینا صحبت‌های شما را نابود خواهند کرد.
سازماندهی و اصلاح ایده‌ها در ذهن
این کار باید قبل از تلاش برای صحبت در مورد هر ایده‌ای انجام شود. اگر شما در مورد یک موضوع مشتاق هستید، درصورتیکه قبلا برخی نکات کلیدی را در ارتباط با آنها در حین ارتباط در نظر نگرفته باشید، ایده‌هایتان ممکن است باعث گمراهی شوند. نکات کلیدی به عنوان لنگر عمل می‌کنند و باعث تمرکز و وضوح در صحبت شما می‌شوند.
یک قاعده خوب این است که سه اصل اصلی را انتخاب کنید و صحبت خود را بر روی آنها متمرکز کنید. به این ترتیب، اگر موضوع بحث منحرف شود، شما قادر خواهید بود بدون هیچ گونه احساس آشفتگی، به یک یا چند مورد از این سه مورد کلیدی بازگردید. همچنین نوشتن امتیازات، در صورت لزوم، می‌تواند کمک کننده باشد.
ساده صحبت کنید
اینکه چه چیزی می‌خواهید منتقل کنید را از ابتدا به صورت آشکار بیان کنید. هدف شما می‌تواند آگاه کردن دیگران، به دست آوردن اطلاعات، و یا شروع اقداماتی باشد. اگر مردم پیش از ارتباط از قصد شما مطلع باشند، همه چیز با هم هماهنگ خواهد شد.
در موضوع مورد بحث باقی بمانید
هنگامی شروع به بیان سه اصل اساسی خود می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که همه چیز، به پیامی که قصد ارتباط و تقویت آن را دارید، چیزی اضافه می‌کند. اگر قبلا به مسائل فکر کرده‌اید و آنها را به موارد ضروری تقسیم کرده‌اید، احتمالا عبارات مفید در ذهن شما قرار خواهند گرفت. برای استفاده از این موارد جهت برجسته کردن امتیازات خود، نگران نباشید. حتی مطمئن باشید، سخنرانان مشهور جملات کلیدی خود را برای تأکید و تقویت دوباره استفاده می‌کنند. به یاد داشته باشید، پیام کلی را روشن و مستقیم بیان کنید.
از شنونده (بازدید کنندگان) تشکر کنید
از فرد یا گروهی که برای گوش دادن و پاسخ دادن وقت گذاشته‌اند، تشکر کنید. مهم نیست که نتیجه ارتباط شما چه بوده است، حتی اگر نتیجه بحث و گفتگو شما غیر از چیزی که انتظار داشتید باشد، از طریق برخوردی محترمانه به زمان ورودی همه بحث خود را به پایان برسانید.
به راحتی می‌توانید شنونده را تنظیم کنید
شما می‌خواهید این کار را قبل از شروع مکالمه یا ارائه خود انجام دهید. گاهی اوقات این کار می‌تواند برای شروع سخنرانی یا ارائه به شما کمک کند. این کار به شنونده کمک می‌کند تا شما را به عنوان کسی که مثل آنها عمل می‌کند و دارای همان نگرانی‌های روزمره است، بشناسد.
شمرده شمرده صحبت کنید
این که پیام خود را به وضوح و یکنواختی بیان کنید تا پیام به گونه‌ای باشد که هر شنونده‌ای بتواند آن را درک کند، بسیار مهم است. کلمات شما به یاد می‌مانند، زیرا مردم فورا می‌فهمند که شما چه چیزی می‌گویید. این کار نیاز به ارائه واضح کلمات و استفاده از کلمات ساده‌تر به جای لغات پیچیده‌تر دارد.
بطور واضح با سطح صدای مناسب صحبت کنید
مطمئن باشید که صدای شما شنیده می‌شود، چیزی که بیش از حد آرام و یا بسیار بلند نباشد. مراقب باشید تا به طور مناسب نقاط کلیدی را ارائه دهید تا از هر نوع سوء تفاهم اجتناب کنید. اگر من من کردن در شما به خاطر ترس از برقراری ارتباطی به یک عادت دفاعی تبدیل شده‌است، پیام خود را در خانه در مقابل آینه تمرین کنید. گاهی اوقات بهتر است که درباره آنچه که می‌خواهید در باره آن صحبت کنید، با کسانی که با آنها احساس راحتی می‌کنید، بحث کنید .این کار به پیام مورد نظرتان در ذهن شما کمک می‌کند. توجه داشته باشید که هر تمرین یا اصلاح لغت بندی به شما کمک خواهد کرد که اعتماد به نفس خود را افزایش دهید.
هنگام گوش دادن توجه کنید و اطمینان حاصل کنید که علامت‌های صورت شما علاقه شما را نشان می‌دهد
فعالانه گوش کنید و به یاد داشته باشید که ارتباط خیابانی، دو طرفه است و هنگامی که شما صحبت می‌کنید، چیزی یاد نمی‌گیرید. با فعالانه گوش دادن، شما قادر خواهید بود تا میزان دریافت پیام خود را توسط شنونده (ها) اندازه گیری کنید، اینکه آیا پیام را به درستی دریافت کرده‌اند یا نیاز به تنظیم مجدد آن دارند. اگر به نظر می‌رسد که مخاطبان شما اشتباه کرده‌اند، اغلب اینکه از شنوندگان بخواهید تا برخی از آنچه را که گفته‌اید را در قالب عبارات خود ارایه دهند، مفید است. این کار می‌تواند به شما در تشخیص و اصلاح دیدگاه‌های اشتباه در مورد آنچه که در نظر دارید برای برقراری ارتباط موثر‌تر کمک کند.
برای احساسات مردم ارزش قائل شوید. این کار باعث تشویق آنها برای صحبت کردن می‌شود و باعث می‌شود در صورت احساس ناراحتی، احساس بهتری پیدا کنند.
از نظر تن صدا جذاب باشید
یکنواختی برای گوش جذاب نیست، بنابراین سخنرانان خوب از رنگ آوازی برای افزایش و بهبود ارتباط استفاده می‌کنند. نورما مایکل توصیه می‌کند:
وقتی که از یک موضوع یا نقطه به موضوع دیگری می‌روید، اوج و حجم صدای خود را افزایش دهید. هر زمانی که به یک نقطه خاص می‌رسید یا جمع بندی می کنید، حجم صدای خود را افزایش دهید. بلافاصله صحبت کنید، اما زمانی که نیاز به انجام کاری است مکث کنید تا کلمات کلیدی خود را شرح دهید.
مردم را بشناسید
به طور حتم شما لزوما مخاطبان خود یا دوست جدیدی که به گروه شما اضافه شده را نمی‌شناسید، اما آنها همراه با سخنان شما سر خود را تکان می‌دهند و همه آگاهانه به شما نگاه می‌کنند. این به این معنی است که آنها به شما مرتبط هستند. پس با تصدیق خود به پاداش آنها پاداش دهید.
زبان بدن واضح و روشنی داشته باشید
از حالات بیان چهره استفاده کنید. تلاش کنید برای نشان دادن شور و ایجاد همدلی از عبارات نرم، ملایم، آگاه چهره استفاده کنید. ازحالات چهره منفی، مانند اخم کردن یا ابروهای بالا رفته اجتناب کنید. آنچه منفی است یا منفی نیست، بستگی به زمینه، خصوصا زمینه فرهنگی دارد، بنابراین با موقعیت شما هدایت می‌شود.
سریعاً رفتار غیرمنتظره‌ای که در برخورد متقابل با فرهنگ است را شناسایی کنید، مانند مشت محکم، یک وضعیت ایستادن خمیده، یاحتی سکوت. اگر شما دقیقا معنی فرهنگ در جامعه‌ای را نمی‌دانید، قبل از شروع صحبت در مورد چالش‌های فرهنگی گفتگو که در آن محیط ناآشنا با آن روبه‌رو خواهید، تحقیقاتی انجام دهید.
ارتباط چشمی برقرار کنید
تماس چشمی ایجاد آرامش می‌کند، کمک می‌کند تا مردم را متقاعد سازد که شما قابل اعتماد هستید، و علاقه شما را نشان می‌دهد. در طی یک مکالمه یا ارائه، مهم است که در صورت امکان به چشم دیگران نگاه کنید و برای مدت معینی و مناسبی این تماس چشمی را نگه دارید. مراقب باشید که بیش از حد این کار را انجام ندهید. – از تماس چشم به اندازه ای که به نظر طبیعی می‌رسد استفاده کنید، یعنی در حدود ۲-۴ ثانیه در هربار استفاده کنید. به یاد داشته باشید به تمام مخاطبان خود توجه کنید. اگر به یک اتاق هیئت مدیره می‌روید، با هر عضو هیئت مدیره تماس چشمی برقرار کنید. نادیده گرفتن هر فرد تنها می‌تواند به راحتی به عنوان علامت جرم شناخته شود و ممکن است شما کسب و کار، پذیرش، موفقیت یا هر چیز دیگری که برای رسیدن به آن تلاش می‌کنید را از دست بدهید.
اگر مخاطبی را مورد توجه قرار می‌دهید، مکث کنید و مخاطب را تا دو ثانیه قبل از قطع کردن و ادامه صحبت خود تماشا کنید. این به افراد مختلف کمک می‌کند که احساسات خود را شخصا ارزیابی کنند.
توجه داشته باشید که تماس چشمی به صورت فرهنگی تایید شده باشد. در بعضی از فرهنگ‌ها، این کار ناراحت کننده یا نامناسب است. بخصوص در مورد این موضوع قبلاً تحقیقاتی انجام دهید.
از تنفس و مکث به نفع خود استفاده کنید
در مکث کردن قدرت وجود دارد. سایمون رینولدز می‌گوید که توقف باعث می‌شود مخاطب وارد بحث شده و به سخنان شما گوش کند. این به شما کمک می کند تا منظور خود را برسانید و به شنونده این فرصت را بدهید که آنچه را که گفتید را هضم کند. همچنین کمک می‌کند تا ارتباطات خود را قانع کننده‌تر کنید و باعث می‌شود که سخنرانی‌تان راحت‌تر و جذاب‌تر و قابل فهم‌تر شود. چند نفس عمیق بکشید تا قبل از شروع ارتباط شرایط خود را پایدار کنید. در طول یک مکالمه، خود را به تنفس منظم و مستمر عادت دهید، این کار به شما کمک می‌کند که صدای پایدار و آرام‌تری داشته باشید و باعث آرامش هرچه بیشتر شما می‌شود. از ترفند مکث کردن استفاده کنید تا در حین آنچه که می‌گویید نفس بکشید.
چگونگی حرکات خود را در نظر بگیرید
از حرکات دست با دقت استفاده کنید. از آنچه که دستانتان هنگامی که صحبت می‌کنید، می‌گویند آگاه باشید. برخی حرکات دست می‌توانند در برجسته کردن نقاط کلیدی صحبت بسیار موثر باشند(حرکات باز)، در حالی که حرکات دیگر می‌توانند برای بعضی از شنوندگان مخل تمرکز و یا حتی توهین آمیز باشند(حرکات بسته) و تمایل به مکالمه یا شنیدن آن را از بین ببرند. این کار کمک می‌کند تا حرکات دست گوینده‌های دیگر را هنگامی با آنها مواجه می‌شوید، ببینند. از کسانی که آنها را موثر می‌دانید تقلید کنید و چیزی فرا بگیرید. توجه داشته باشید که موثر‌‌ترین حرکات، طبیعی، آهسته و محکم است.
سیگنال‌های دیگر بدن خود را بررسی کنید
به چشم های سرگردان، دستانتان که تکان می‌دهید، تو دماغی حرف زدن مداوم، بی‌قراری، تکان خوردن و کارهایی از این قبیل توجه کنید. این حرکات کوچک جمع می‌شود و همه تضمین کننده کاهش اثر پیام شما می‌باشد.
آیا کسی سخنان شما را ضبط می‌کند، پس در این حالت وقت خود را برای مشاهده گفتار خود برای حرکت سریع رو به جلو، اختصاص دهید. هر گونه حرکات تکراری یا عادت ناخودآگاه مانند نشان دادن انگشت شصت، خنده دار خواهد بود. هنگامی که چنین رفتاری را نشان می‌دهید، تغییر حرکات غیر عمدی بدن آسان است و به ظهور دوباره آن توجه کنید.
با مخاطب در یک سطح قرار بگیرید
نیاستید یا از بالا به او نگاه نکنید، در واقع این کار یک مبارزه قدرت را ایجاد می‌کند و مناقشه را به سطح دیگری هدایت می‌کند. اگر او نشسته باشد، باید شما نیز بنشینید.
به سخنان طرف مقابل گوش کنید اجازه دهید احساس خود را بیان کنند
اجازه دهید، قبل از آنکه شروع به صحبت کنید، حرف‌های خود را بیان کنند.
با صدای آرام و صوتی ملایم صحبت کنید
فریاد نزنید یا به طرف مقابل بخاطر اقدامات و دسته دیگر تهمت نزنید.
بگذارید آنها بفهمند که نکته سخنان آنها را شنیده‌اید و آن را درک می‌کنید
گاها اظهاراتی مانند: “اگر من به درستی متوجه شده باشم ، شما می‌گویید …” را بیان کنید.
سعی نکنید این بحث را به هر قیمتی به پایان برسانید
اگر فرد از اتاق خارج شود، او را دنبال نکنید. اجازه دهید این کار را بکنند ولی زمانی که آرام‌تر و آماده صحبت کردن می‌باشند، برگردند.
تلاش نکنید که لزوما حرف آخر را شما، بزنید
باز هم این کار ممکن است منجر به یک مبارزه قدرت بشود که تشدید می‌شوند و هرگز به پایان نمی‌رسد. گاهی اوقات شما فقط باید موافقت کنید، مخالفت کنید و ادامه دهید.
از پیام “من” استفاده کنید
هنگامی که نگرانی های خود را بیان می‌کنید، سعی کنید جملات خود را با عبارت “من …” شروع کنید و به وضوح بیان کنید که اعمال آنها باعث می‌شود چه حسی داشته باشید. این باعث می‌شود که فرد دیگر به شکایت‌های شما حساس‌تر باشد. به عنوان مثال، به جای گفتن”شما شلخته هستید و این من را دیوانه می‌کند،” سعی کنید از عبارت “من احساس می‌کنم که سطوح مختلف آشفتگی ممکن است برای ما یک مشکل باشد. به نظر می‌رسد درهم ریختگی چیزی است که راه خود را در ذهن من باز می‌کند و احساس من در مورد توانایی هایم را محدود می‌کند. صادقانه بگویم، به نظر من آشفتگی احتمالا بیشتر از آنچه که باید ، مرا منحرف می‌کند.
